Dwa razy do roku samorządy mają obowiązek przesyłać sprawozdania związane z realizacją tzw. ustawy żłobkowej. Zobowiązuje je do tego wchodzące dziś w życie rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 5 sierpnia 2011 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. nr 173, poz. 1035).

Gminy mają na to czas do 15 lipca danego roku za okres styczeń – czerwiec oraz do 15 stycznia następnego roku kalendarzowego za okres od lipca do końca grudnia. Jednak w tym roku w związku z tym, że ustawa żłobkowa zaczęła obowiązywać 4 kwietnia, samorządy wyjątkowo obowiązują inne, krótsze terminy. Za czas od 4 kwietnia do 30 września sprawozdanie trzeba przesłać do 20 października, a za okres od 1 października do 31 grudnia – do 20 stycznia 2012 r. Wojewodowie z kolei prześlą zbiorcze dane resortowi pracy odpowiednio do 10 listopada oraz 10 lutego 2012 r. W następnych latach będą mieli na to czas do 5 sierpnia i 5 lutego następnego roku.

Sprawozdania składane przez gminy składają się z czterech tabel, które muszą wypełnić. Dotyczą one żłobków i klubów dziecięcych, zespołów tych placówek i dziennych opiekunów. Samorządy muszą w nich nie tylko podać liczbę instytucji opieki i dzieci do nich uczęszczających (w podziale na gminne i prywatne), ale też m.in. czas ich otwarcia, wiek dzieci, koszty pobytu i liczbę zatrudnionych w nich osób.