W razie sporu z pracownikiem to firma, która nie prowadziła ewidencji czasu pracy, musi udowodnić, że nie wykonywał on pracy w godzinach nadliczbowych.

Zatrudniony wniósł pozew o zasądzenie wynagrodzenia za przepracowane w ciągu ostatnich dwóch lat godziny nadliczbowe. Pracodawca podnosi zarzut, że podwładny powinien szczegółowo udowodnić, ile nadgodzin dodatkowo w poszczególnych dniach tego okresu przepracował. W trakcie sprawy przed sadem okazało się jednak, że firma nierzetelnie prowadziła ewidencję czasu pracy skarżącego.

Konsekwencje naruszania obowiązku prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika są szczególnie widoczne w sprawach o wynagrodzenia za przepracowane godziny nadliczbowe. Zasadą jest, że udowodnienie takiej pracy spoczywa na osobie, która z tego faktu wywodzi skutki prawne.

Jeżeli dokumentacja ewidencyjna prowadzona jest przez pracodawcę w sposób prawidłowy, to ciężar dowodu pracy w nadgodzinach spoczywa na pracowniku.

Powinien on zatem wykazać nie tylko fakt wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, ale także ich liczbę (odpowiednio każdego dnia objętego żądaniem zasądzenia wynagrodzenia za pracę w takich godzinach). Często zdarza się jednak, iż pracownicy – szczególnie działający w procesie bez profesjonalnych pełnomocników – nie są w stanie podołać temu obowiązkowi.

W takich sytuacjach, kiedy wykazany jest sam fakt pracy w nadgodzinach, ale przeprowadzone postępowanie dowodowe nie daje możliwości ścisłego ustalenia rozmiaru tej pracy i związanego z nią wynagrodzenia, sąd pracy może zasądzić odpowiednią sumę według swej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (wyrok SN z 5 maja 1999 r., I PKN 665/98, OSNP 2000/14/535).

Inaczej przedstawia się kwestia dowodowa w przypadku nieprowadzenia (lub niewłaściwego prowadzenia) przez firmę ewidencji czasu pracy pracownika, tak jak to miało miejsce w opisanym stanie faktycznym.

W tej sytuacji następuje przerzucenie ciężaru dowodu na pracodawcę. To na nim spoczywa w tym przypadku obowiązek udowodnienia, że podwładny rzeczywiście nie pracował w danym okresie i wynagrodzenie za godziny nadliczbowe mu się nie należy.

Takie konsekwencje w zakresie ciężaru dowodu wynikają z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników (wyrok SN z 4 października 2000 r., I PKN 71/00, OSNAPiUS 2002/10/231 i wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 10 kwietnia 2003 r., III Pa 40/02, OSAB 2003/3/45).

Ważne! Nieprzestrzeganie przepisów o czasie pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym i zagrożone jest karą grzywny. 

Podstawa prawna: Art. 94 pkt 9a i art. 300 ustawy z 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.)., Art. 322 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Andrzej Marek, sędzia Sądu Okręgowego w Legnicy