Jak firma może oszczędzić na zagranicznych delegacjach swoich pracowników

Spółka z o.o. z siedzibą w Krakowie prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług architektonicznych. Zdecydowaną większość jej klientów stanowią firmy z Niemiec i Austrii. Taka sytuacja wymusza na władzach spółki częste zlecanie pracownikom podróży służbowych do zagranicznych kontrahentów.

Każdy taki wyjazd może wiązać się dla pracodawcy z kosztami wynikającymi z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zgodnie z par. 2 tego rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest nie tylko zwrócić pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (przede wszystkim przejazdów i dojazdów oraz noclegów), ale także wypłacić mu diety za każdy dzień przebywania w podróży służbowej za granicą. Są to często kwoty zawyżone (w stosunku do rzeczywistych kosztów utrzymania się pracownika za granicą).

Warto podkreślić jednak, że zgodnie z art. 77⁵ par. 3 kodeksu pracy warunki wypłacania opisanych wyżej należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym poza jednostkami państwowej i samorządowej sfery budżetowej są określane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Pracodawca ma zatem niewielkie pole manewru, jeśli chodzi o swobodę kształtowania wysokości i zasad wypłat świadczeń przysługujących pracownikowi z tytułu zagranicznej delegacji. W szczególności, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 21 marca 1997 r. (I PKN 59/97, OSNP 1997/22/437) nie może on postanowić, że niektórych świadczeń nie będzie w ogóle wypłacał albo że będzie je wypłacał jedynie częściowo. Wyjątek stanowi dieta.

Ta przysługująca pracownikowi z tytułu zagranicznych podróży służbowych przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia oraz na inne drobne wydatki. Jej dobową wysokość rozporządzenie różnicuje w zależności od państwa, w którym pracownik aktualnie przebywa. W przedstawionym przykładzie dobowa dieta należna pracownikowi przebywającemu w Niemczech wynosi 42 euro (ok. 168 zł), a w Austrii 45 euro (ok. 180 zł) za dobę.

Tak określona wysokość diety za dobę służbowej podróży zagranicznej może być zmniejszona, pod warunkiem jednak, że nie będzie naruszała przepisu art. 77⁵ par. 4 kodeksu pracy, tj. nie będzie niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona przez ministra pracy i polityki społecznej, której wysokość wynosi obecnie 23 złote za dobę podróży.

Oznacza to, że umiejętne i precyzyjne ukształtowanie postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę przez pracodawcę pozwoli mu na dokonanie znacznych oszczędności. W przedstawionym przykładzie dobowa oszczędność na jednym pracowniku może wynieść nawet 157 zł.