Spółka z o.o. z siedzibą w Krakowie prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług architektonicznych. Zdecydowaną większość jej klientów stanowią firmy z Niemiec i Austrii. Taka sytuacja wymusza na władzach spółki częste zlecanie pracownikom podróży służbowych do zagranicznych kontrahentów.

Każdy taki wyjazd może wiązać się dla pracodawcy z kosztami wynikającymi z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zgodnie z par. 2 tego rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest nie tylko zwrócić pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (przede wszystkim przejazdów i dojazdów oraz noclegów), ale także wypłacić mu diety za każdy dzień przebywania w podróży służbowej za granicą. Są to często kwoty zawyżone (w stosunku do rzeczywistych kosztów utrzymania się pracownika za granicą).

Warto podkreślić jednak, że zgodnie z art. 775 par. 3 kodeksu pracy warunki wypłacania opisanych wyżej należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym poza jednostkami państwowej i samorządowej sfery budżetowej są określane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Pracodawca ma zatem niewielkie pole manewru, jeśli chodzi o swobodę kształtowania wysokości i zasad wypłat świadczeń przysługujących pracownikowi z tytułu zagranicznej delegacji. W szczególności, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 21 marca 1997 r. (I PKN 59/97, OSNP 1997/22/437) nie może on postanowić, że niektórych świadczeń nie będzie w ogóle wypłacał albo że będzie je wypłacał jedynie częściowo. Wyjątek stanowi dieta.

Ta przysługująca pracownikowi z tytułu zagranicznych podróży służbowych przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia oraz na inne drobne wydatki. Jej dobową wysokość rozporządzenie różnicuje w zależności od państwa, w którym pracownik aktualnie przebywa. W przedstawionym przykładzie dobowa dieta należna pracownikowi przebywającemu w Niemczech wynosi 42 euro (ok. 168 zł), a w Austrii 45 euro (ok. 180 zł) za dobę.

Tak określona wysokość diety za dobę służbowej podróży zagranicznej może być zmniejszona, pod warunkiem jednak, że nie będzie naruszała przepisu art. 775 par. 4 kodeksu pracy, tj. nie będzie niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona przez ministra pracy i polityki społecznej, której wysokość wynosi obecnie 23 złote za dobę podróży.

Oznacza to, że umiejętne i precyzyjne ukształtowanie postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę przez pracodawcę pozwoli mu na dokonanie znacznych oszczędności. W przedstawionym przykładzie dobowa oszczędność na jednym pracowniku może wynieść nawet 157 zł.