Informacja ZUS IWA jest przekazywana do ZUS w celu obliczenia dla płatnika stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. ZUS ustala tę stopę dopiero wówczas, gdy płatnik przekaże ZUS IWA za trzy kolejne, ostatnie lata składkowe.

Formularz ZUS IWA mają obowiązek przekazać do ZUS płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

  •  byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, czyli byli płatnikami od 1 stycznia do 31 grudnia 2007 r. i 1 stycznia 2008 r.,
  •  w roku 2007, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej dziesięciu ubezpieczonych,
  •  byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia roku, za który składana jest informacja, tj. 31 grudnia 2007 r.

Przez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, iż w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, przynajmniej jeden ubezpieczony płatnika podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu 2007 roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. nie zgłaszali żadnej osoby do ubezpieczenia wypadkowego.

Ustalanie liczby ubezpieczonych

Liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja, i liczby miesięcy tego roku. Z uwagi na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia płatnika w ZUS przez cały rok kalendarzowy, za który składana jest informacja, liczba miesięcy będzie zawsze wynosiła 12.

Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5 albo w dół, jeżeli jest mniejsza od 0,5 (np. 12,51 = 13; 12,49 = 12).

Ustalając liczbę ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach, należy uwzględnić tych ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez jeden dzień. W liczbie ubezpieczonych nie uwzględnia się więc osób, które przez cały miesiąc nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu. Nie uwzględnia się więc osób, które:

  •  podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu, np. zleceniobiorców wykonujących pracę poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności przez płatnika, osób pobierających zasiłek macierzyński, przebywających na urlopie wychowawczym,
  •  podlegają z danego tytułu tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniobiorców, którzy w innym zakładzie pracy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę i otrzymują wynagrodzenie równe co najmniej minimalnemu,
  •  nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, np. student, który nie ukończył 26 lat, zatrudniony na podstawie umowy zlecenia (nie ma znaczenia, czy umowa zlecenia jest wykonywana przez studenta w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy czy też poza siedzibą i miejscem prowadzenia działalności - w obu przypadkach student nie podlega żadnym ubezpieczeniom, w tym również wypadkowemu),
  •  przez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub były powołane do odbywania zasadniczej służby wojskowej.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się również pod uwagę osób, za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. jeśli w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała już ona ubezpieczeniu wypadkowemu nawet przez jeden dzień).

Natomiast gdy dana osoba podlega ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu z dwóch tytułów u jednego płatnika, należy ją uwzględnić jako jednego ubezpieczonego.

PRZYKŁAD

ROZPOCZĘCIE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI OD LUTEGO

Spółka z o.o. (płatnik składek) rozpoczęła prowadzenie działalności w lutym 2007 r. Od lutego płatnik zgłosił do ubezpieczeń społecznych 20 pracowników. W kolejnych miesiącach liczba ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu wynosiła średnio 18 osób. Z uwagi, iż płatnik nie prowadził działalności w styczniu i w związku z tym nie zgłaszał żadnej osoby do ubezpieczenia wypadkowego w tym miesiącu, nie powinien składać informacji ZUS IWA za 2007 rok.

PRZYKŁAD

OBLICZANIE LICZBY UBEZPIECZONYCH W 2007 ROKU

W 2007 roku firma zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego nieprzerwanie przez 12 miesięcy następującą liczbę ubezpieczonych: styczeń - 10, luty - 10, marzec - 15, kwiecień - 15, maj - 15, czerwiec - 15, lipiec - 15, sierpień - 15, wrzesień - 15, październik - 5, listopad - 5, grudzień - 5. Suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w 2007 roku wyniosła 140 ubezpieczonych. Liczba ubezpieczonych dla celów ustalenia składki wypadkowej wynosi po zaokrągleniu 12 ubezpieczonych (140 ubezpieczonych: 12 miesięcy = 11,666). W konsekwencji płatnik ma obowiązek przekazać informację ZUS IWA za 2007 roku.

PRZYKŁAD

DWA TYTUŁY DO UBEZPIECZENIA

W grudniu 2007 r. ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu z dwóch tytułów. W okresie od 1 do 10 grudnia 2007 r. z tytułu wykonywania umowy zlecenia, a w okresie od 20 do 31 stycznia 2007 r. z umowy o pracę. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w grudniu stycznia należy uwzględnić tę osobę jako jednego ubezpieczonego.

PRZYKŁAD

JEDEN DZIEŃ PODLEGANIA UBEZPIECZENIU

Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym w okresie od 2 do 31 stycznia 2007 r. W związku z tym, iż w styczniu 2007 r. co najmniej przez jeden dzień podlegał on ubezpieczeniu wypadkowemu, należy go uwzględnić przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu tego miesiąca.

Zasady wypełniania informacji

Omawiając zasady wypełniania formularza ZUS IWA, skupimy się tylko na tych polach, co do których mogą powstać wątpliwości. I tak w bloku I - dane organizacyjne w polu 02 - należy wpisać sześcioznakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Kody te można znaleźć na stronie internetowej www.zus.pl/pliki/poradniki/porad17.pdf.

W polu 06 bloku I należy wpisać znak i numer decyzji pokontrolnej, w przypadku gdy korekta informacji ZUS IWA składana jest w następstwie ustaleń kontroli ZUS. Przypomnieć trzeba bowiem, że informację ZUS IWA korygującą, w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, płatnik zobowiązany jest złożyć w razie stwierdzenia nieprawidłowości w złożonej informacji we własnym zakresie, a także przez ZUS.

Wypełniając blok II - dane identyfikacyjne płatnika składek, w polach 01 i 02 wpisując numery NIP i REGON, nie należy oddzielać kreskami poszczególnych jego członów. Pola 03 do 05 oraz 07 do 09 wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną. Jeżeli płatnikowi nie nadano numerów NIP i REGON lub jednego z nich, należy podać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu. W polu 07 należy wpisać nazwisko płatnika składek. Trzeba pamiętać, że poszczególne człony nazwiska należy oddzielić poziomą kreską.

W celu prawidłowej identyfikacji informacji ZUS IWA w systemie informatycznym ZUS-u wymagana jest zgodność danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku II z aktualnymi danymi, z jakimi płatnik jest zarejestrowany w ZUS (na podstawie zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZPA lub ZUS ZFA, z uwzględnieniem zgłoszonych zmian danych identyfikacyjnych na formularzu ZUS ZIPA).

W polu 01 bloku IV - zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki - należy wpisać rodzaj przeważającej działalności według PKD, ujęty w rejestrze REGON 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Jest to pięcioznakowy kod z zaświadczenia o nadaniu numeru identyfikacyjnego REGON aktualnego na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja. W polu 02 należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Oznacza to, iż uwzględnia się:

  •  w odniesieniu do pracowników - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,
  •  w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadku przy pracy, należy wpisać cyfrę 0.

W polu 03 bloku IV należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w ciągu roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Pole 03 wypełnia się analogicznie, jak pole 02. Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, należy wpisać cyfrę 0. Liczba poszkodowanych podana w polu 03 bloku IV nie może być wyższa od liczby wykazanej w polu 02 tego bloku.

W pole 04 bloku IV należy wpisać liczbę zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy według stanu na 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Ustalając liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia, bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko jeden raz.

Wypełniając blok IV - adres do korespondencji płatnika składek - trzeba pamiętać, że wpisując w polu 04 numer domu, który jest łamany, należy oddzielić numery pochyłą kreską, np. 110/117, a gdy w numerze występuje litera, wpisać dużą literę drukowaną (bez odstępu), np. 13B. W polu 05 należy wpisać numer lokalu. Jeśli w adresie nie ma numeru lokalu, pole należy pozostawić puste. Wpisując numer telefonu do teletransmisji w polu 06, należy poprzedzić go numerem kierunkowym, np. 022-6223355. Jeżeli płatnik składek przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS w formie innej niż poprzez teletransmisję danych, pole należy pozostawić puste. W polu 09 należy wpisać symbol państwa oraz zagraniczny kod pocztowy, ale tylko w przypadku podania adresu innego niż polski.

PRZYKŁAD

PRZERWA W OPŁACANIU SKŁADEK

Pracownik od 2 maja do 31 lipca był chory i otrzymywał za ten okres najpierw wynagrodzenie za czas choroby, a następnie zasiłek chorobowy. W każdym z tych miesięcy powinien być uwzględniony w liczbie ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu. Osoba przebywająca cały miesiąc na zasiłku chorobowym lub pobierająca wynagrodzenie chorobowe nadal podlega ubezpieczeniom społecznym jako pracownik. Okres pobierania zasiłku chorobowego lub wynagrodzenia za czas choroby jest jedynie okresem przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne.

PRZYKŁAD

WAŻNA DATA KARTY WYPADKU

Wypadek przy pracy, w którym został poszkodowany zleceniobiorca (podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu), miał miejsce w 29 grudnia 2006 r. Kartę wypadku sporządzono 3 stycznia 2007 r. Poszkodowanego należy uwzględnić w liczbie poszkodowanych w wypadkach przy pracy w informacji ZUS IWA za 2007 r.

PRZYKŁAD

ISTOTNA DATA SPORZĄDZENIA PROTOKOŁU

Wypadek przy pracy, w którym został poszkodowany pracownik, zdarzył się 30 grudnia 2007 r. Protokół powypadkowy sporządzono i wypadek zarejestrowano w rejestrze wypadków 4 stycznia 2008 r. Poszkodowanego należy uwzględnić w informacji ZUS IWA składanej za 2008 r.

KOREKTA ZUS IWA

Płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korektę informacji ZUS IWA w ciągu siedmiu dni od:

  •  stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,
  •  otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Jeżeli konieczność złożenia korekty informacji ZUS IWA wynika ze stwierdzenia przez ZUS nieprawidłowości:

  •  w decyzji - płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji,
  •  podczas kontroli - płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

Przekazanie informacji do ZUS

Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik składek zobowiązany jest do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych z aktualnego programu Płatnik, to również informacja ZUS IWA powinna być przekazana w tej formie.

Płatnicy uprawnieni do składania informacji ZUS IWA w formie papierowej przekazują informację do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. W przypadku przekazywania informacji ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej, na opakowaniu powinien być umieszczony napis: ZUS IWA.

Płatnik składek zobowiązany jest przechowywać kopie złożonej informacji ZUS IWA (w formie papierowej lub elektronicznej) oraz ewentualne korekty tych informacji przez dziesięć lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS.

Ustalanie składki wypadkowej

Jak zaznaczono na wstępie ZUS ustala stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe tylko tym płatnikom składek, którzy za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe przesłali informację ZUS IWA. Pozostali płatnicy muszą samodzielnie ustalić stopę procentową składki.

Trzeba pamiętać, że stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala się na cały rok składkowy, a rokiem składkowym w ubezpieczeniu wypadkowym jest okres rozpoczynający się od 1 kwietnia danego roku kalendarzowego i trwający do 31 marca następnego roku kalendarzowego.

Bardzo istotne jest, że ustalona dla danego płatnika stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązuje go przy wyliczaniu należnych składek za wszystkich ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego bez względu na tytuł ubezpieczeń.

MICHAŁ JAROSIK

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. nr 199, poz. 1673 z późn. zm.).

■  Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

■  Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. nr 200, poz. 1692 z późn. zm.).