Firma nie ma natomiast obowiązku zwrotu utraconych w wyniku odwołania korzyści związanych np. ze świadczeniem przez pracownika w czasie urlopu pracy zarobkowej.

Koszty do zwrotu

Do kosztów podlegających zwrotowi w przypadku odwołania z urlopu można zaliczyć m.in. koszt wykupionych w biurze podróży wczasów zagranicznych lub opłaconego z góry pobytu w kwaterze prywatnej, biletu lotniczego wykupionego bez możliwości zwrotu, a także faktycznie poniesione koszty podróży do miejsca spędzania urlopu i z powrotem.

Możliwe jest także ubieganie się o zwrot wydatków związanych z przygotowaniem wyjazdu, których nie jest w stanie odzyskać. Gdy z powodu odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego wraz z nim musiała wrócić także jego rodzina, pracodawca zobowiązany jest pokryć także bezpośrednie koszty związane z ich powrotem.

Zwrot proporcjonalny

Jeżeli pracownik wyjechał już na urlop, wydatki zwraca się proporcjonalnie do niewykorzystanej przez pracownika części urlopu.

Aby pracodawca mógł ustalić rzeczywiste koszty odwołania z urlopu, pracownik powinien przedstawić mu dowody potwierdzające ich poniesienie.

Dokumentowanie wydatków

Wydatki, jakie poniósł pracownik, powinny być udokumentowane fakturami z hotelu, ośrodka wypoczynkowego, biura podróży, rachunkami lub biletami dokumentującymi koszty przejazdów.

Podwładny powinien także zatroszczyć się o oświadczenie, na przykład, organizatora wycieczki lub wypoczynku, że wpłacona kwota nie podlega zwrotowi w razie przerwania uczestnictwa w imprezie lub wycofania się uczestnika po danym terminie. Trzeba je dołączyć do wniosku o zwrot kosztów poniesionych w związku z odwołaniem z wypoczynku. Pracownik składa go pracodawcy.

Bezprawne odwołanie

Jeśli po powrocie pracownika okaże się, że pracodawca odwołał go z urlopu w sposób sprzeczny z przepisami kodeksu pracy (nie wystąpiły szczególne, nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu okoliczności czyniące obecność pracownika w zakładzie konieczną), wówczas firma ponosi za to działanie odpowiedzialność na zasadach wynikających z kodeksu cywilnego. Pracodawca będzie więc zobowiązany do naprawienia szkody wynikłej z nieuzasadnionego przerwania urlopu podwładnemu. W takim przypadku poniesie on odpowiedzialność nie tylko za rzeczywiste straty związane ze swym działaniem, ale także za utracone przez pracownika korzyści.