Firmy planują urlopy swoich pracowników zwykle na początku roku kalendarzowego. Wszystko po to, aby zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogli się do nich przygotować. Pracodawcy, którzy zgodnie z kodeksem pracy nie muszą tworzyć planów urlopów, też zazwyczaj wcześniej ustalają terminy wypoczynku swoich pracowników. Robią to w porozumieniu z tymi pracownikami.

Warunki przesunięcia

Bez względu jednak na sposób uzgadniania terminów urlopów, poczynione ustalenia nie mają charakteru absolutnego. Kodeks pracy przewiduje bowiem sytuacje, które pozwalają na przesunięcie terminu urlopu. Może to nastąpić zarówno z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy (art. 164). Nie oznacza to jednak, że wola obu stron ma tu takie samo znaczenie. Pracownik, jeśli ma ku temu ważne powody, może wprawdzie złożyć wniosek o przesunięcie urlopu, ale zgodę na to wyrazić musi jeszcze pracodawca. Jeśli to pracodawca postanowi nie puścić pracownika na urlop, ten musi się temu podporządkować. Niezależnie zatem od tego, która ze stron jest zainteresowana przesunięciem terminu urlopu, decyzję w tej sprawie podejmuje zawsze pracodawca.

Potrzeby pracodawcy

Wydaje się, że pracodawcom łatwo uzasadnić decyzje o zatrzymaniu pracownika w pracy i przesunięciu jego urlopu na później. Wystarczy, że powołają się na swoje szczególne potrzeby, wskazując, że nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Kodeks pracy nie określa, jakie potrzeby pracodawcy można uznać za szczególne ani jakie zakłócenia toku pracy kwalifikują się jako poważne.

Pracodawcy nie mają jednak całkowitej swobody. Mogą powoływać się tylko na okoliczności, które nie były im znane w czasie sporządzania planu urlopów lub uzgadniania z pracownikiem terminu jego wypoczynku. Okoliczności te muszą też mieć znaczenie dla funkcjonowania firmy. Przesunięcie urlopu pracownika może uzasadniać np.: konieczność usunięcia awarii, otrzymanie pilnego zamówienia, do realizacji którego obecność pracownika jest niezbędna, prowadzenie akcji ratowniczej, zapowiedziana kontrola inspekcji pracy itp.

Wcześniejsza informacja

O przesunięciu swojego urlopu pracownik powinien zostać powiadomiony niezwłocznie, to znaczy od razu, gdy zaistnieje wymagająca tego sytuacja. Tak, aby miał szansę do tej zmiany się przygotować. Może zdarzyć się jednak i tak, że pracownik dowie się o przesunięciu urlopu w ostatniej chwili, np. dzień przed jego rozpoczęciem. Przepisy nie nakładają bowiem na pracodawcę w tym zakresie żadnych ograniczeń. Ważne jest tylko, aby informacja taka dotarła do pracownika przed rozpoczęciem urlopu. Inaczej doszłoby nie do przesunięcia urlopu, tylko jego przerwania.

Negocjacje albo sąd

Pracownik, który nie zgadza się z oceną pracodawcy, że jego obecność w firmie jest niezbędna, i tak musi podporządkować się decyzji pracodawcy. Jeśli zależy mu na urlopie w pierwotnie planowanym terminie, może próbować negocjować jej zmianę. Jeżeli jego starania zakończą się niepowodzeniem, ma prawo jeszcze domagać się udzielenia urlopu we wcześniej ustalonym terminie przed sądem pracy. Wówczas pracodawca musiałby udowodnić, że miał uzasadnione powody, aby nie puścić pracownika na urlop. Pracownicy rzadko jednak korzystają z tej możliwości, m.in. dlatego że zdają sobie sprawę, że interesujące ich rozstrzygnięcie zapadłoby i tak już po czasie. Dlatego dużo częściej próbują się z pracodawcą dogadać.

Zwrot kosztów

Choć przepisy k.p. nie nakładają na pracodawcę wprost obowiązku zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z przygotowaniami do rozpoczęcia urlopu, przyjmuje się, że w takiej sytuacji należy sięgnąć przez analogię do art. 167 par. 2 k.p., który to przepis zobowiązuje pracodawcę do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Dotyczy to z oczywistych względów tylko sytuacji, gdy do przesunięcia urlopu dochodzi z inicjatywy pracodawcy.

Ważne!

Niekiedy przesunięcie urlopu jest obowiązkowe. Dzieje się tak, gdy pracownik nie może rozpocząć go z przyczyn usprawiedliwiających jego nieobecność w pracy, np. z powodu choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe czy urlopu macierzyńskiego