Dla organów prowadzących szkoły (przedszkola, domy kultury, schroniska młodzieżowe itp.) arkusz organizacyjny jest podstawowym dokumentem kształtującym zarówno organizację roku szkolnego, jak i wysokość środków finansowych niezbędnych do zrealizowania planu. Zatwierdzone arkusze organizacyjne potwierdzają realizację programów nauczania we właściwej liczbie godzin, obrazują politykę oświatową miasta i pozwalają planować budżet w sferze edukacji. Powinny być przyjęte do 31 maja, gdyż zgodnie z Kartą nauczyciela dyrektor szkoły nie może po tym terminie zwolnić nauczyciela z pracy czy postawić go w stan nieczynny.

Arkusz zawiera wszystkie informacje związane z organizacją pracy placówki: liczbę oddziałów, liczbę uczniów w oddziale, liczbę godzin przypisaną do danej klasy, wykaz wakatów i nazwiska nauczycieli z przydziałem godzin do poszczególnych klas z informacją o przedmiocie, którego dany nauczyciel uczy. W przypadku szkół podstawowych i gimnazjalnych (obowiązek szkolny) liczbę uczniów z tzw. rejonu, spoza rejonu i spoza gminy. Z arkusza wyczytać można sposób podziału klasy na grupy, liczbę nadgodzin przypisaną do danego nauczyciela i sumę nadgodzin w placówce. Zawiera także informację o wszystkich etatach pracowniczych: liczbę zatrudnionych nauczycieli biblioteki, psychologów, pedagogów, ewentualnie nauczycieli wspomagających w przypadku klas integracyjnych. W arkuszu organizacyjnym zatwierdzamy również pracowników niepedagogicznych, czyli pracowników administracji i obsługi. Przyjęty arkusz organizacyjny pozwala dyrektorowi podejmować odpowiednie decyzje kadrowe związane z zatrudnianiem lub zwalnianiem z pracy pracowników. Do arkusza organizacyjnego dołączona jest lista nauczycieli z informacją o kwalifikacjach i stopniu awansu zawodowego, a także przydział godzin przedmiotów do klas w całym cyklu edukacyjnym, co pozwala sprawdzić realizację godzin z tzw. ramówki. Arkusz pokazuje także, jak zostały rozdysponowane godziny do dyspozycji dyrektora i ewentualnie godziny przyznane dodatkowo przez gminę.

W ostatnich latach w czasie niżu demograficznego istotne stało się określenie liczby oddziałów klas pierwszych, które mogą powstać w danej szkole. Ponieważ promujemy wolny wybór szkoły, a rejon traktujemy jako mechanizm, który służy głównie do kontrolowania spełniania obowiązku szkolnego, to jednak zapewnić chcemy dobre warunki nauki wszystkim uczniom i staramy się nie dopuszczać do nadmiernego zapełniania jednych szkół kosztem innych. Zasady organizacji roku szkolnego ustalany wcześniej podczas spotkań z dyrektorami. W najtrudniejszej sytuacji są dyrektorzy szkół ponadgimnazjalnych, gdyż rekrutacja do tych szkół kończy się w lipcu i nie jest łatwo, gdy ubywa absolwentów gimnazjów, zaplanować liczbę oddziałów klas pierwszych. Kierujemy się doświadczeniami roku ubiegłego i dość często dyrektorzy tych szkół do końca maja uzgadniają z nauczycielami niepełne zatrudnienie lub stawiają ich w stan nieczynny, a następnie przywracają zatrudnienie po zakończeniu rekrutacji. Dość szczególnej sytuacji doświadczamy w przypadku szkół podstawowych i przedszkoli, przygotowując organizację najbliższego roku szkolnego, gdyż obowiązkiem tzw. „0” objęte zostały wszystkie dzieci pięcioletnie, mogą go też realizować zarówno w przedszkolu jak i szkole, natomiast rodzice dzieci 6-letnich ostatni rok wybierają między kl. I a „0”. Ostateczne liczby oddziałów klas. I (dla 6- i 7-latków) i klas „0” (dla 5- i 6-latków) będą się rozstrzygać do końca sierpnia, gdyż rodzice jeszcze wówczas zapisują dziecko do szkoły lub zmieniają wcześniejsze decyzje. Będzie to wymagało anektowania arkuszy i podejmowania decyzji o zatrudnieniu nauczycieli. Ta ostrożność jest koniecznością, gdyż łatwiej zatrudnić nauczyciela w sierpniu niż zapewnić pracę w sytuacji, gdy nie zostanie utworzona klasa.

Przyznanie jedynie organowi prowadzącemu prawa zatwierdzania arkusza organizacyjnego to dobra decyzja. Skróciła czas, w którym arkusz trafia do organu prowadzącego, zlikwidowała powielanie pracy, nałożyła wprawdzie większy zakres obowiązków, gdyż weryfikacji gminy (powiatu) podlegają takie kwalifikacje nauczycieli i realizacja ramowego planu w całym cyklu edukacyjnym, ale to organy prowadzące tworzą standard edukacyjny, ponoszą finansową odpowiedzialność i przeznaczają na edukację duże środki, znacznie przekraczające subwencję oświatową. Niezatwierdzenie arkusza organizacyjnego do końca maja może oznaczać, że utrzymany zostanie stan zatrudnienia, który okaże się ponad potrzeby danej szkoły, tymczasem z analiz demograficznych wynika, że powstanie mniejsza liczba oddziałów. Jako pracodawca konsekwencje będzie ponosił dyrektor placówki, finansowe zaś gmina. Konieczne jest więc porozumienie, które najczęściej potwierdzone jest wcześniejszymi uzgodnieniami.