W każdym urzędzie gminy, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim powinny zostać utworzone stanowiska sekretarza gminy, powiatu i województwa.
Od ponad dwóch lat w każdej jednostce samorządu terytorialnego powinny być utworzone stanowiska sekretarza gminy, powiatu i województwa. Taki obowiązek nałożyła na samorządy ustawa o pracownikach samorządowych. Wcześniej gminy i starostwa nie musiały, ale mogły zatrudniać sekretarzy. Po zmianach tam, gdzie byli już sekretarze, zmieniała się tylko podstawa zatrudnienia – z powołania na umowę o pracę. Podobnie było w urzędach marszałkowskich. Tam dodatkowo ulegała zmianie nazwa stanowiska – z dyrektora generalnego urzędu na sekretarza województwa.

Bezpartyjni i ze stażem

W gminach i starostwach, gdzie pracowali już wcześniej sekretarze, nie muszą oni stracić stanowiska. Mogą pozostać na nim jedynie wtedy, kiedy nie należą do partii politycznej. Ci, którzy nie spełniają takiego warunku, a chcą dalej piastować stanowisko, muszą zrzec się przynależności partyjnej. Ponadto osoby, które w dniu wejścia w życie nowej ustawy zajmowały stanowisko sekretarza i nie spełniają nowych wymagań ustawowych, mogą nadal pełnić tę funkcję.
W urzędach, gdzie nie było takiego stanowiska, powinien zostać przeprowadzony nabór. O zawarcie umowy może ubiegać się osoba, która posiada co najmniej czteroletni staż na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządowych, w tym co najmniej dwuletni na stanowisku kierowniczym. Sekretarzem może też zostać ten, kto posiada co najmniej czteroletnie doświadczenie urzędnicze w jednostkach samorządowych oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.

Powtórka procedury

Jeżeli podczas naboru nie zostanie wyłoniony odpowiedni kandydat, procedura powinna zostać powtórzona. Ustawa nie precyzuje jednak, w jakim czasie kandydat powinien zostać wyłoniony. Z wyjaśnień Kancelarii Prezesa Rady Ministrów wynika, że kierownik urzędu musi zatrudnić sekretarza niezwłocznie. Nie może uchylać się od poszukiwania kandydata i przeprowadzania kolejnych naborów. Pominięcie procedury naboru może nastąpić jedynie w razie przeniesienia z innego urzędu. Oznacza to, że niedopełnienie przez np. wójta takich obowiązków może narazić go na zarzut niewykonywania obowiązków ustawowych.
Wprowadzenie na wszystkich szczeblach samorządu stanowisk sekretarzy i określenie ich kompetencji powinno poprawić jakość pracy w urzędach. Sekretarz z upoważnienia np. wójta ma się zajmować organizacją pracy i zarządzaniem zasobami ludzkimi.



Na czas nieokreślony

Wójt nie może też wydać zarządzenia, w którym powierzyłby stanowisko p.o. sekretarza w urzędzie na czas określony. Nawet jeśli z zarządzenia wynikałoby, że powierzenie stanowiska nastąpiło do czasu ogłoszenia i rozstrzygnięcia naboru na to stanowisko. Wójt nie może się również tłumaczyć, że brak sekretarza to skutek zmian organizacyjnych w urzędzie. Podstawą wyjaśnień szefa gminy czy powiatu nie może być również brak środków w budżecie na obsługę urzędu i stworzenie kolejnego stanowiska.
W obecnie obowiązującym stanie prawnym stanowisko sekretarza mieści się w grupie tzw. pozostałych pracowników samorządowych, dla których podstawą zatrudnienia jest umowa o pracę (art. 4 ust. l pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych). W konsekwencji nawiązanie stosunku pracy z sekretarzem w formie umowy o pracę stanowi wymóg ustawowy. Dlatego od l stycznia 2009 r. obowiązują jednolite dla wszystkich szczebli samorządu wymogi kwalifikacyjne dla stanowiska sekretarza. Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarza powinna posiadać wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu przepisów ustawy o szkolnictwie wyższym. Jeśli osoba wskazana na takie stanowisko nie posiadała takiego wykształcenia, wojewoda może uznać, że procedura zatrudnienia takiej osoby w sposób istotny naruszała przepisy ustawy o pracownikach samorządowych zarówno co do formy nawiązania stosunku pracy, jak i stawianych wymagań kwalifikacyjnych (por. rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody łódzkiego z 7 maja 2010 r. PKN.I.0911/229/10, „Dziennik Gazeta Prawna” 2010/96, str. C8).
Sekretarzy, którzy już byli zatrudnieni na tym stanowisku w dniu wejścia w życie ustawy (tj. 1 stycznia 2009 r.), chroni art. 53 ust. 4. Zgodnie z tym przepisem sekretarze nieposiadający wymaganego przez nowe przepisy stażu pracy mogą w dalszym ciągu pracować na dotychczas zajmowanym stanowisku. Osoby te musiały jednak zrzec się ewentualnej przynależności do partii politycznej.

Bez sankcji

Eksperci wskazują, że w ustawie o pracownikach samorządowych rola sekretarza została w sposób szczególny wyeksponowana. Osoba kandydująca na tę funkcję musi spełniać konkretne wymagania kwalifikacyjne (art. 5 ust. 2). Dodatkowo przypisano temu stanowisku zadanie związane z zarządzaniem urzędem w sprawach polityki kadrowej. Także warunek apolityczności wynikający z art. 5 ust. 6 ustawy wskazuje na szczególną rolę sekretarza wśród innych stanowisk pracowniczych (urzędniczych i kierowniczych).
W ustawie o pracownikach samorządowych nie ma jednak przepisu, który przewidywałby jakiekolwiek konsekwencje dla kierowników urzędów za nieustanowienie takiego stanowiska. Kancelaria premiera przyznaje, że ustawa nie przewiduje za to sankcji. Zaznacza jednak, że odpowiedzialność za przestrzeganie ustawy o pracownikach samorządowych spoczywa na kierowniku urzędu (np. wójcie).
Wymagania dla sekretarza
Na stanowisku sekretarza może być zatrudniona osoba posiadająca:
● co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządowych, w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach,
● co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w urzędzie gminy czy powiatu oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.
● wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym.
Podstawa prawna
Art. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.).