Firma nie weryfikuje prawidłowości wypełniania składanych do ZUS dokumentów. Okazało się, że są w niej błędy. Czy może zostać za to ukarana?

Płatnik jest zobowiązany złożyć do ZUS za każdy miesiąc komplet dokumentów rozliczeniowych za swoich ubezpieczonych, a więc m.in. za pracowników, zleceniobiorców, osoby, którym wypłaca zasiłek macierzyński oraz którym udzielił urlopu wychowawczego.

Składanie dokumentów

Dokumenty rozliczeniowe powinny być złożone nie później niż:

● do 5. dnia następnego miesiąca – gdy płatnik jest jednostką budżetową, zakładem budżetowym, gospodarstwem pomocniczym,

● do 10. dnia następnego miesiąca – gdy płatnik jest osobą fizyczną opłacającą składkę wyłącznie za siebie,

● do 15. dnia następnego miesiąca – przez pozostałych płatników.

W tym samym terminie składki powinny zostać opłacone.

Komplet dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc składa się w jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz z dołączonych do niej raportów (odpowiednio ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA za każdego z ubezpieczonych). Korektę dokumentów rozliczeniowych płatnik przekazuje w terminie siedmiu dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania o tym fakcie zawiadomienia z ZUS. Dodatkowo do końca kwietnia następnego roku sprawdza rozliczenia za rok ubiegły. Dokumenty korygujące składają się z raportu lub raportów, które są poprawiane oraz z dołączonej deklaracji rozliczeniowej. Płatnik nie powinien w trybie korekty składać raportów, które są poprawne.

W przypadku stwierdzenia, że w złożonym za dany rok kalendarzowy dokumencie rozliczeniowym są błędy, płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS dokument rozliczeniowy korygujący (zawierający wszystkie prawidłowe dane), w terminie siedmiu dni od dnia stwierdzenia tych nieprawidłowości.

Jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez zakład w drodze decyzji, imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie siedmiu dni od uprawomocnienia się tej decyzji. Jeśli zaś nieprawidłowości stwierdzono na podstawie kontroli, imienny raport korygujący powinien być złożony nie później niż w ciągu 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Wykonanie obowiązku

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa, w jaki sposób należy udokumentować wykonanie omawianego obowiązku. Należy więc przyjąć, że płatnik składek lub osoba zobowiązana do działania w jego imieniu może potwierdzić sprawdzenie danych przekazanych do ZUS w każdy dopuszczalny przez prawo sposób, np. może sporządzić protokół z przeprowadzonej weryfikacji prawidłowości dokumentów rozliczeniowych za dany rok.

Zaznaczyć należy, iż płatnik nie musi korygować danych podanych w imiennych raportach miesięcznych w przypadku stwierdzenia różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Nie dotyczy to ubezpieczonych, których podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota (np. osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą i osób współpracujących). Wówczas, bez względu na stwierdzoną różnicę, korekta jest obowiązkowa.

Kara grzywny

Płatnik, który nie poprawia nieprawidłowości (jeśli występują) w dokumentach rozliczeniowych za ubiegły rok do końca kwietnia roku następnego, popełnia wykroczenie. Sąd może, na wniosek ZUS, wymierzyć mu grzywnę w wysokości do pięciu tysięcy złotych. Należy podkreślić, że kara ta może być orzeczona nie tylko wobec płatnika składek, ale także w stosunku do osoby, która zobowiązana jest do działania w jego imieniu. Jest nią np. osoba prowadząca biuro rachunkowe na podstawie umowy zawartej z płatnikiem składek.

PRZYKŁAD

Po stwierdzeniu nieprawidłowości konieczna jest korekta dokumentu

Podczas sprawdzania dokumentów rozliczeniowych za 2010 r. płatnik odkrył, że za pracownicę, która przebywała na urlopie macierzyńskim i której był wypłacany zasiłek macierzyński, nie został złożony za listopad raport ZUS RCA z kodem 12 40 xx, i tym samym nie zostały za nią naliczone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Powinien więc w trybie korekty złożyć raport ZUS RCA oraz deklarację korygującą za ten miesiąc.

Podstawa prawna

Art. 41 ust. 6a, art. 41 ust. 7, art. 47 ust. 3 – 3b, art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).