Organy gminy podejmując decyzje o likwidacji szkoły lub o przekazaniu szkoły stowarzyszeniu przede wszystkim muszą rozważyć możliwość zapewnienia uczniom kontynuowania nauki, odpowiednich warunków, w jakich uczniowie będą się uczyć po likwidacji w tym m.in. liczebność klas, zmianowość, zajęcia pozalekcyjne, warunki lokalowe, pomoce dydaktyczne itp., a także organizację dowozu do szkół, prognozę demograficzną oraz czy wprowadzenie zmian jest uzasadnione ekonomicznie. Likwidacja szkoły odbywa się w dwóch etapach w ściśle określonym terminie z zachowaniem wymogów ustawowych. W pierwszej kolejności powinna zostać podjęta uchwała o zamiarze likwidacji szkoły, a po spełnieniu ustawowych warunków uchwała o likwidacji, przy czym szkoła może być zlikwidowana z końcem roku szkolnego przez organ prowadzący szkołę.

Częstym błędem, jaki popełniają organy gminy w procesie likwidacji, jest nieprzedstawienie do zaopiniowania projektu uchwały o zamiarze likwidacji szkoły związkom zawodowym, a co więcej w ogóle niepodjęcie uchwały o zamiarze likwidacji szkoły, a podjęcie wyłącznie uchwały o likwidacji.

Zgodnie z art. 59 ust.1 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty rozpoczęcie likwidacji szkoły wymaga podjęcia przez radę gminy uchwały o zamiarze likwidacji szkoły. Podjęcie uchwały w tej sprawie, pod rygorem stwierdzenia nieważności, zgodnie z art. 19 ust 2 ustawy o związkach zawodowych wymaga zasięgnięcia opinii związków zawodowych. Do popełnianych błędów również należy zaliczyć nieterminowe powiadamianie kuratora oświaty o planowanych zmianach. W tym miejscu należy podkreślić, iż negatywna opinia kuratora w tym przedmiocie blokuje definitywnie możliwość zlikwidowania szkoły (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 września 2008 r. I OSK 265/2008 http://orzeczenia.nsa.gov.pl.).

Uchwała o zamiarze likwidacji szkoły powinna być dostatecznie uzasadniona i zawierać min. określenie przyczyn likwidacji szkoły, informacje odnośnie do możliwości kontynuowania nauki w innej szkole publicznej tego samego typu, informacje o organizacji i sposobie bezpłatnego dowozu, informacje dotyczące spraw kadrowych.

Do częstych nieprawidłowości w procesie likwidacji szkoły należy zaliczyć niezawiadomienie lub nieterminowe zawiadomienie rodziców uczniów o zamiarze likwidacji szkoły. Zawiadomienie powinno nastąpić w terminie sześciu miesięcy, licząc od dnia podjęcia uchwały w tym przedmiocie. Powyższe uwagi dotyczą także podjęcia decyzji przez gminę o przekazaniu szkoły do prowadzenia osobie prawnej niebędącej jednostką samorządu terytorialnego lub osobie fizycznej. W przypadku przekazania szkoły stowarzyszeniu gmina jest obowiązana także powiadomić, w terminie sześciu miesięcy przed dniem przekazania szkoły, pracowników oraz zakładową organizację związkową o terminie przekazania szkoły, jej przyczynach, prawnych, ekonomicznych i socjalnych skutkach dla pracowników, a także nowych warunkach pracy i płacy. Ponadto w przypadku przekazania szkoły do prowadzenia konieczna jest pozytywna opinia kuratora oświaty.

Opiniowaniu podlega projekt uchwały rady gminy. Korzyści dla gminy płynące z przekazania szkoły stowarzyszeniu są wymierne finansowo i dotyczą oszczędności wynikających z nieponoszenia nakładów finansowych na utrzymanie szkoły – remonty, modernizacje, zakup pomocy szkolnych, płace, w tym świadczenia zagwarantowane w Karcie nauczyciela. Subwencja oświatowa otrzymywana przez gminę z budżetu państwa na prowadzenie szkół zwykle nie jest wystarczająca na pokrycie kosztów funkcjonowania szkół, część kosztów gmina pokrywa z własnych środków. Szkoła przekazana stowarzyszeniu również podlega finansowaniu przez gminę, ale wyłącznie w granicach przyznanej dotacji celowej na podstawie art. 90 ust 2a ustawy o systemie oświaty, tj w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na jednego ucznia w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez gminę, pod warunkiem że osoba prowadząca szkołę poda organowi właściwemu do udzielania dotacji planowaną liczbę uczniów nie później niż do 30 września roku poprzedzającego rok udzielania dotacji.