Firma udostępnia pracownikowi służbowy komputer z zainstalowaną elektroniczną skrzynką pocztową. Jednocześnie zapoznaje pracownika z obowiązującymi w przedsiębiorstwie zasadami korzystania z takiego sprzętu i zaznacza, że ich przestrzeganie podlega kontroli działu informatycznego w firmie. W takiej sytuacji może on sprawdzać, czy podwładny nie wykorzystuje np. skrzynki pocztowej do celów prywatnych.

Komputer udostępniony pracownikowi stanowi własność pracodawcy i jako narzędzie pracy powinien być do niej wykorzystywany. Dlatego pracodawca może sprawdzać, w jaki sposób podwładni użytkują sprzęt elektroniczny. Polskie prawo nie określa jednak metod kontroli, jakie w tym przypadku może zastosować przełożony. Pewne jest jednak, że może wprowadzać tylko takie sposoby nadzoru, które nie łamią dóbr osobistych pracownika.

Generalne zasady

Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek kontroli służbowego sprzętu komputerowego pracodawca powinien poinformować o tym pracownika i przedstawić mu zasady takiego nadzoru. Informację taką może zamieścić np. w regulaminie pracy. Ma też prawo wydać zarządzenie w sprawie korzystania ze sprzętu elektronicznego, z którym się muszą zapoznać wszyscy pracownicy (i potwierdzić to pisemnie).

Jeśli firma nie poinformuje podwładnych o możliwości kontroli i zasadach jej przeprowadzania, mogą oni złożyć skargę do generalnego inspektora ochrony danych osobowych lub dochodzić swoich roszczeń przed sądem w postępowaniu cywilnym z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych (na podstawie art. 23 i 24 k.c.). Mają w szczególności prawo domagać się od pracodawcy dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia (np. poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści), zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty na wskazany cel społeczny.

Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia. Ustalenie rozmiaru szkody, jaką z tytułu inwigilacji poniósł pracownik, może być jednak trudne do ustalenia. Na przykład w sytuacji kontrolowania poczty elektronicznej sąd musi wziąć pod uwagę dwie sprzeczne ze sobą zasady: ochronę tajemnicy korespondencji oraz zasadę właściwego użytkowania mienia powierzonego przez pracodawcę.

Służbowa skrzynka

Pracodawca ma prawo określić, w jaki sposób podwładny ma korzystać ze służbowej elektronicznej skrzynki pocztowej. Obecnie większość firm domaga się, aby pracownicy używali ich wyłącznie do celów zawodowych. Dzięki temu wiedzą, że pracownicy nie zajmują się prywatną korespondencją w czasie pracy, a jednocześnie nie ograniczają znacząco praw pracownika. Zdaniem generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO) firma może wprowadzić wiele zakazów lub ograniczeń dotyczących użytkowania poczty, ale musi o tym najpierw poinformować samych pracowników. Nie mogą one być przedstawiane dopiero w momencie, gdy podwładny już korzysta z poczty.

Firma ma też prawo sprawdzać, w jaki sposób podwładni wykorzystują służbowe skrzynki i czy przestrzegają wprowadzonych zakazów lub ograniczeń. Nadzór taki w praktyce może jednak sprawiać firmom problemy. Z jednej strony mają one prawo kontrolować sposób użytkowania mienia powierzonego pracownikom, ale nie mogą naruszyć ich prawa do prywatności. Zdaniem GIODO zakres dozwolonej kontroli w takich przypadkach zależy od tego, jakie zasady użytkowania poczty wprowadził pracodawca i jak poinformował o nich pracowników. Okoliczności każdego przypadku sprawdzania poczty są bowiem różne. Możliwe jest, że np. firma z branży wykorzystującej wyjątkowo ważne i wrażliwe dane może poinformować pracownika, że będzie sprawdzać całą jego korespondencję, w tym również te wiadomości, które sprawiają wrażenie korespondencji prywatnej. Musi jednak dokonać tego, zanim rozpocznie kontrolę. Według GIODO zarzutów naruszenia tajemnicy korespondencji nie muszą obawiać się ci pracodawcy, którzy wprowadzą precyzyjne przepisy wewnątrzzakładowe dotyczące korzystania z poczty i właściwie przedstawią je podwładnym.

Pomocne orzeczenie

Niedozwolone jest natomiast sprawdzanie elektronicznej poczty bez powiadomienia o tym pracownika i bez określenia zasad takiego monitoringu. Potwierdził to Europejski Trybunał Sprawiedliwości (obecnie Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej) w wyroku z 3 kwietnia 2007 r. w sprawie Copland przeciwko Wielkiej Brytanii (no. 62617/00). Orzekł, że pracodawca może monitorować podwładnych. Kontrola nie powinna jednak naruszać art. 8 europejskiej konwencji praw człowieka, który stanowi, że każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, mieszkania oraz korespondencji.

W omawianej sprawie pracodawca m.in. sprawdzał treść elektronicznej korespondencji pracownicy oraz analizował adresy poczty elektronicznej, na którą kierowała listy, oraz daty, i czas wysyłki. W tym czasie w instytucji, która ją zatrudniała (na uczelni), nie obowiązywał żaden regulamin korzystania ze środków komunikacji lub inny dokument, który określałby ewentualnego monitorowania pracowników.

Nadzór nad internetem

Orzeczenie w sprawie Copland wskazuje firmom również to, w jaki sposób mogą kontrolować pracę na służbowym komputerze. Zdaniem ETS sprawdzanie, jakie strony internetowe odwiedza pracownik (a także określanie dat i czasu takich odwiedzin), bez poinformowania go o tym narusza prawo pracownika do poszanowania swojego życia prywatnego. Oznacza to, że pracodawca ma prawo sprawdzać, w jaki sposób pracownik używa przeglądarek internetowych. Musi jednak najpierw powiadomić o tym pracownika. Dopiero wtedy ma prawo zainstalować w jego służbowym komputerze tzw. oprogramowanie szpiegujące, które umożliwia mu sprawdzanie nie tylko stron internetowych, jakie odwiedza pracownik, ale także np. określenie, jak długo podwładny pracuje na stanowisku komputerowym.

Warto podkreślić, że pracodawca ma też prawo zakazać użytkowania w czasie pracy (na służbowym komputerze) komunikatorów internetowych lub korzystania z portali społecznościowych (np. Facebooka). Zdaniem GIODO podwładny musi się do tego zakazu dostosować. Jeżeli jednak firma nie wprowadzi tego typu ograniczeń, pracownicy mogą z nich korzystać, o ile oczywiście nie wiąże się to z koniecznością zainstalowania w służbowym komputerze nielegalnego oprogramowania.

PRZYKŁADY

Firma może sprawdzać korespondencję pracownika

Pracodawca, który zajmuje się świadczeniem usług finansowych i księgowych dla dużych firm, obawia się, że jego pracownicy mogą przekazywać uzyskiwane w trakcie pracy informacje innym, konkurencyjnym przedsiębiorstwom. W takim przypadku wobec pracowników, którzy mają dostęp do szczególnie wrażliwych danych, może on zastosować szczególne środki kontroli. Zdaniem generalnego inspektora ochrony danych osobowych u niektórych pracodawców konieczne może być nawet sprawdzanie, czy w korespondencji elektronicznej sprawiającej wrażenie prywatnych wiadomości pracownik nie ukrywa np. tajemnicy przedsiębiorstwa. Jednak taka ingerencja w pocztę pracownika jest rozwiązaniem skrajnym i może być dokonywana jedynie wtedy, gdy pracownik wie, że pracodawca zastrzegł sobie do tego prawo. Aby zabezpieczyć się przed ewentualnymi zarzutami naruszenia dóbr osobistych pracownika, firma może dodatkowo wystąpić do niego o zgodę na przeglądanie jego całej korespondencji.

Określenie zasad kontroli jest możliwe również w trakcie trwania pracy

W jednym z działów przedsiębiorstwa w ostatnim czasie wyraźnie spadła wydajność pracowników. Pracodawca podejrzewa, że jedną z przyczyn jest niewłaściwe użytkowanie służbowych komputerów, w tym korzystanie z portali społecznościowych. W takim przypadku firma może skontrolować sposób korzystania ze służbowego sprzętu, o ile wcześniej poinformuje o tym pracowników działu. W każdej chwili może też wprowadzić zakaz korzystania z portali społecznościowych.

Ważne!

Pracodawca ma prawo kontrolować, w jaki sposób pracownicy wykorzystują powierzone im mienie służbowe

Podstawa prawna

Art. 111 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 23 i 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).