Z końcem marca mija termin obowiązkowego udzielenia pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych. Pracodawca może wysłać pracownika na taki urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.
Pracodawca co do zasady ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym (od 1 stycznia do 31 grudnia), w którym nabył on do niego prawo. Kodeks pracy wyjątkowo przewiduje odstępstwa od tej zasady w następujących sytuacjach:
● przesunięcia urlopu na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami albo ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 k.p.),
● niemożności rozpoczęcia urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 165 k.p.),
● niemożności wykorzystania rozpoczętego już urlopu np. z powodu choroby pracownika (art. 166 k.p.),
● odwołania pracownika z urlopu (art. 167 k.p.).
W powyższych sytuacjach możliwe jest udzielenie pracownikowi niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym urlopu (urlop zaległy) do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego.
Nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 k.p., czyli tzw. urlopu na żądanie. Naruszenie przez pracodawcę tych zasad stanowić może wykroczenie przeciw prawom pracownika zagrożone grzywną w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł.

Polecenie służbowe

Zdarza się, że pracownicy nie chcą wyrazić zgody na skorzystanie do końca marca z zaległego urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji orzecznictwo stoi na stanowisku, że szef może wydać pracownikowi polecenie udania się na zaległy urlop. Polecenie to może także wyegzekwować poprzez niedopuszczenie pracownika do wykonywania zadań w okresie, w którym ma odpoczywać. Jak wynika bowiem z wyroku Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (I PKN 124/05, OSNP 2006/23-24/354) pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Chodzi bowiem o możliwość wypełnienia obowiązku pracodawcy wynikającego z art. 168 k.p., w którym to przepisie nakazano pracodawcy udzielić niewykorzystanego przez pracownika urlopu, jego części lub całości zgodnie z planem urlopowym, najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego. Po upływie I kwartału następnego roku kalendarzowego pracownik może skutecznie dochodzić udzielenia urlopu przed sądem pracy do momentu upływu trzyletniego okresu przedawnienia.

Potrzebna zgoda szefa

Urlopu udziela pracodawca. Może to zrobić sam, choć decyzję w tym zakresie – jako czynność z zakresu prawa pracy – może także podjąć osoba przez pracodawcę upoważniona (np. dyrektor działu) lub organ zarządzający jednostką organizacyjną będącą pracodawcą.
Pracownik składa wniosek (propozycję) o udzielenie urlopu wypoczynkowego, ale urlopu udziela zawsze pracodawca. Pracownik nie może bowiem sam (bez akceptacji pracodawcy) udać się na urlop, nawet jeśli jest to urlop zaległy. Mogłoby to bowiem zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy stanowiąca ciężkie naruszenie obowiązków i uzasadniająca rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem, a nawet w trybie natychmiastowym z winy pracownika (art. 52 par. 1 pkt 1 k.p).
Jak uznał bowiem SN w wyroku z 5 grudnia 2000 r. (I PKN 121/00), zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy, a naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.

Ustalenie terminu

W uzasadnieniu tego wyroku SN wskazał, że do udzielania urlopu zaległego mają zastosowanie ogólne reguły, w tym także ta, zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego – co do zasady – wiążący. Pracodawca powinien go uwzględnić, jeżeli urlop we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy zakładu. Potwierdza to także treść par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.) stanowiącego, iż w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Uzgodnienie terminu to wspólne jego ustalenie.



Wyjątek – urlop na żądanie

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 1672 k.p.). Jest to część zwykłego urlopu, ale udzielanego w szczególnym trybie – na żądanie pracownika. Taki urlop nieudzielony w danym roku kalendarzowym (w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo) traci swój szczególny charakter. Staje się urlopem normalnym, tj. udzielanym w zwykłym trybie. Nie można zatem kumulować urlopu na żądanie (4 dni urlopu przechodzą na rok następny, ale już jako normalne dni urlopu).
Z art. 168 k.p. wynika, że możliwość udzielania urlopu do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu udzielanego na żądanie pracownika. Treść tego przepisu budzi wątpliwości. Można go bowiem rozumieć tak, że urlop na żądanie może być udzielany także po upływie I kwartału następnego roku kalendarzowego. Można jednak twierdzić, że urlopu na żądanie nie dotyczy możliwość przenoszenia na I kwartał następnego roku kalendarzowego, wobec tego ma być udzielany w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Charakter urlopu na żądanie przemawia za drugim wskazanym poglądem.

Wyjaśnienie PIP

Stanowisko w tej kwestii zajął także departament prawny GIP w piśmie z 7 kwietnia 2008r. (GIP GPP-110-4560-170/08/PE). Wynika z niego, że urlop na żądanie niewykorzystany w danym roku kalendarzowym przechodzi na rok następny jako zwykły urlop i nie musi być wykorzystany do końca marca następnego roku kalendarzowego. Oznacza to zatem, że pracodawcy nie mogą żądać, aby pracownicy wykorzystali urlop na żądanie z poprzedniego roku kalendarzowego do końca marca następnego roku.
PRZYKŁAD
Udzielenia urlopu wypoczynkowego można dochodzić przed sądem
Pracownik ma 6 dni zaległego urlopu wypoczynkowego za 2010 r. Pod koniec marca 2011 r. zwrócił się z wnioskiem o udzielenie tego urlopu. Pracodawca odmówił. Poczynając od 1 kwietnia 2011 r. pracownik może wystąpić do wydziału pracy sądu rejonowego (właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy lub miejsce świadczenia pracy przez pracownika) z pozwem o nakazanie pracodawcy udzielenia zaległego urlopu za 2010 r. Pracownik z pozwem takim powinien wystąpić do upływu okresu przedawnienia roszczenia o ten urlop, czyli najpóźniej do 31 marca 2014 r.
Zaległy urlop na żądanie można wykorzystać później
Pracownik uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego nie wykorzystał w 2010 roku 10 dni urlopu, w tym 4 dni urlopu na żądanie. W 2011 roku będzie miał zatem 10 dni urlopu zaległego. Jednak – stosując stanowisko zaprezentowane przez inspekcje pracy – obowiązek wykorzystania zaległego urlopu do 31 marca 2011 r. będzie dotyczył tylko 6 dni urlopu wypoczynkowego, gdyż pozostałe 4 dni urlopu zaległego były niewykorzystanym w 2010 r. urlopem na żądanie.
Ważne!
Koniec I kwartału następnego roku kalendarzowego to termin ostateczny na udzielenie pracownikowi urlopu zaległego. Powszechnie przyjmuje się, że termin ten będzie zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie urlop wypoczynkowy przed upływem tego terminu (urlop może być kontynuowany już w II kwartale roku)
Podstawa prawna
Art. 161 – 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).