Od 4 kwietnia 2011 roku zmianie ulega definicja działalności socjalnej w ten sposób, że obejmuje ona również opiekę nad dziećmi w klubach dziecięcych. Ponadto dodano przepis umożliwiający pracodawcy przeznaczenia środków na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.
Działalność socjalna jest jedną z podstawowych powinności pracodawcy wobec pracownika. Pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników (art. 16 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej k.p.). Jest to jedna z podstawowych zasad prawa pracy. Została ona także wskazana w obowiązkach pracodawcy jako strony stosunku pracy (art. 94 k.p.). Pracodawca ma obowiązek w szczególności zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników. Podstawową formą socjalnej aktywności wielu pracodawców jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej ZFŚS).

Zmiana definicji

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) określa zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS i zasady gospodarowania jego środkami. ZFŚS jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z niego, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Od 4 kwietnia 2011 roku poszerzono tę definicję o tworzenie zakładowych klubów dziecięcych.
Ponadto zmieniono definicję działalności socjalnej w ten sposób, aby obejmowała ona również opiekę nad dziećmi w klubach dziecięcych. Od 4 kwietnia przez działalność socjalną należy zatem rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Natomiast przez zakładowe obiekty socjalne należy rozumieć ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej.

Sfera budżetowa

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Nie mogą zrezygnować z utworzenia funduszu ani zmieniać wysokości odpisu. Pozostali pracodawcy tworzą fundusz w zależności od liczby zatrudnionych pracowników.

Co najmniej 20

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą go obowiązkowo (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Chodzi tu o pracodawców nieprowadzących działalności w formach organizacyjno-prawnych przewidzianych dla sfery budżetowej.
PRZYKŁAD
Liczba pracowników a obowiązek tworzenia ZFŚS
W zakładzie pracy jest zatrudnionych 19 osób na pełny etat i 8 półetatowców. Daje to w sumie 23 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W takiej sytuacji należy utworzyć ZFŚS.
U tych pracodawców układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz (zmniejszać lub zwiększać), może także postanawiać, że nie będzie tworzony (art. 4 ust. 1 ustawy o ZFŚS).
U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w tych sprawach może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u tego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
W tym zakresie dotyczy to także jednostek sektora finansów publicznych: gdy nie działa zakładowa organizacja związkowa, jednostki te mają dodatkowo wymóg, aby postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na ZFŚS lub nieutworzenia funduszu były uzgadniane z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS).
Uregulowania zawarte w art. 4 ustawy o ZFŚS to przepisy szczególne w stosunku do podstawowej zasady przewidzianej w art. 9 § 2 i 3 k.p., zgodnie z którą postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, natomiast postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.
PRZYKŁAD
Zmiana stanu zatrudnienia w ciągu roku
Pracodawca utworzył ZFŚS. Od 1 marca 2011 r. stan zatrudnienia uległ zmianie i wyniósł mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Mimo zaistniałej sytuacji pracodawca nie może zrezygnować z prowadzenia ZFŚS, ponieważ decydujący jest stan zatrudnienia na 1 stycznia 2011 r., który wynosił ponad 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Zasada obowiązująca od 1 stycznia 2004 r., zgodnie z którą pracodawcy mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS bądź dowolnie ukształtować odpis przez zamieszczenie odpowiednich uregulowań w układach zbiorowych pracy lub regulaminach wynagradzania, nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Mniej niż 20 pracowników

Pracodawcy nieprowadzący działalności w formach organizacyjno-prawnych przewidzianych dla sfery budżetowej i zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie mają obowiązku tworzenia funduszu. Mogą jednak utworzyć go dobrowolnie do wysokości i na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, może wypłacać świadczenie urlopowe. Jeśli jednak podejmie decyzję, że nie tworzy w ogóle ZFŚS i rezygnuje z wypłaty świadczenia urlopowego, to ma obowiązek powiadomić o tym pracowników w terminie do końca stycznia danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty w zakładzie.

Świadczenie urlopowe

Świadczenie urlopowe nie pochodzi ze środków ZFŚS. Aby je otrzymać, pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach. Przysługuje ono pracownikowi raz w roku, jeśli korzysta on w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wysokość ustala pracodawca, z tym że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku, jest też ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. W tym roku kwota odpisu podstawowego, która stanowi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia za poprzedni rok kalendarzowy, wzrosła do 1093,93 zł z 1047,83 zł, dlatego też wyższe jest też tegoroczne świadczenie urlopowe.
Jeśli pracodawca działający w sektorze prywatnym podjął decyzję o wypłacaniu świadczeń urlopowych i w 2011 r. naliczył je na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjętego do ustalania wysokości odpisów na ZFŚS – w 2010 r. 2794,25 zł – to teraz powinien z dniem podania przez Prezesa GUS informacji o nowej podstawie naliczeń skorygować wypłacone kwoty. Powstałą niedopłatę świadczenia urlopowego należy zmniejszyć tylko o zaliczkę na podatek i zwrócić zatrudnionemu.
Nie należy tego świadczenia mylić ze świadczeniem urlopowym dla nauczycieli odmiennie uregulowanym przez Kartę nauczyciela.



Działalność w trakcie roku

Inne zasady dotyczące obowiązku tworzenia funduszu obowiązują w stosunku do pracodawców innych niż z sektora finansów publicznych, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność w trakcie roku kalendarzowego.
Pracodawca rozpoczynający działalność w danym roku kalendarzowym, jeśli jest zobowiązany do utworzenia ZFŚS, dokonuje odpisu na fundusz dopiero w następnym roku kalendarzowym przypadającym po roku, w którym tę działalność rozpoczął.
Nie ma w tym przypadku znaczenia rozpoczęcie działalności na początku czy też pod koniec roku kalendarzowego, gdyż obowiązek ten i tak powstanie zawsze z początkiem nowego roku kalendarzowego (art. 6a ust. 1 ustawy o ZFŚS). Pracodawcy rozpoczynający działalność po raz pierwszy korzystają z odroczenia obowiązku tworzenia funduszu do następnego roku kalendarzowego. Zasada ta odnosi się jedynie do pracodawców, którzy rozpoczęli swoją działalność od początku, tzn. utworzona jednostka organizacyjna nie powstała w drodze przekształceń, komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu pracy lub jego części z jednoczesnym przejęciem pracowników, a także zmiany formy prawnej prowadzonej działalności. Jeśli natomiast podmiot gospodarczy rozpoczyna działalność, lecz powstał w wyniku np. przekształcenia lub komercjalizacji, to zastosowanie znajdą zasady ogólne.
Przepis art. 6a ust. 1 nie dotyczy także jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, ponieważ one, podobnie jak podmioty, których rozpoczęcie działalności nastąpiło w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, tworzą fundusz.
Zawsze z chwilą rozpoczęcia działalności ZFŚS tworzą pracodawcy:
● należący do sfery budżetowej,
● rozpoczynający swoją działalność w ciągu roku w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu pracy lub jego części z jednoczesnym przejęciem pracowników, jeśli zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
PRZYKŁAD
Powstanie zakładu budżetowego w trakcie roku
Samorządowy zakład budżetowy powstał w trakcie roku kalendarzowego. Musi on utworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych. Odpisami objęte zostają te miesiące, w których zakład będzie funkcjonował.

Odpisy na ZFŚS w 2011 r.

ZFŚS tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Podstawą do wyliczenia kwoty odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Prezes GUS ogłasza wysokość przeciętnego wynagrodzenia – nie później niż do 20 lutego każdego roku.
W tym roku potrzebne do wyliczenia odpisu wskaźniki odnaleźć można w obwieszczeniu prezesa GUS z 18 lutego 2011 r. Zgodnie z nim przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2010 r. wyniosło 2822,66 zł, a w drugim półroczu 2010 r. wyniosło 2917,14 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2010 r. stanowiło kwotę wyższą, dlatego w 2011 r. podstawą do obliczenia wysokości odpisów na ZFŚS jest kwota 2917,14 zł. W poprzednim roku była to kwota 2794,25 zł.
Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2011 r. jest następująca:
● na jednego pracownika (37,5 proc. podstawy naliczania) – 1093,93 zł,
● na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50 proc. podstawy naliczania) – 1458,57 zł,
● na jednego młodocianego: w pierwszym roku nauki – 145,86 zł, w drugim roku nauki – 175,03 zł, w trzecim roku nauki – 204,20 zł.
Wysokość odpisu podstawowego 37,5 proc. może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (czyli do 43,75 proc. podstawy wymiaru) na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. W 2011 r. taki odpis wyniesie 1276,25 zł (43,75 proc. podstawy naliczania).
Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. W 2011 r. jest to kwota 182,32 zł.
Zwiększenia mają charakter dobrowolny, pracodawca nie musi z nich korzystać, ale skoro obejmuje opieką socjalną takie grupy osób, to powinien opcję zwiększenia wysokości odpisu rozważyć.
Od 4 kwietnia br. nastąpi zmiana w ustawie o ZFŚS. Wprowadzony zostanie ust. 5a do art. 5 zgodnie z jego brzmieniem – pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 pkt proc. tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. W 2011 r. jest to kwota 218,79 zł.

Zwiększenia

Środki ZFŚS tworzonego z odpisu podstawowego i odpisów dodatkowych mogą być zwiększane o:
1) wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej (chodzi zarówno o wpływy od pracowników korzystających z usług socjalnych, jak i o wpływy za te usługi od osób i jednostek obcych),
2) darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,
3) odsetki od środków funduszu (mogą pochodzić z oprocentowania środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym funduszu oraz z ewentualnych lokat bankowych w ramach tego rachunku, dokonywanych w przypadku wolnych środków niewykorzystywanych w danym czasie na działalność socjalną),
4) wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,
5) wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,
6) przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych;
7) przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych,
8) inne środki określone w odrębnych przepisach.
Pracodawcy muszą racjonalnie gospodarować majątkiem socjalnym, dlatego też decydują się często na redukcję posiadanych obiektów socjalnych lub ich restrukturyzację. Często sposobami na to są sprzedaż, dzierżawa i likwidacja środków trwałych służących działalności socjalnej. Fundusz jest zwiększany o przychody ze sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych. Jeżeli zatem pracodawca ma inne obiekty socjalne, może uzyskany przychód wykorzystać do sfinansowania wydatków związanych z eksploatacją tych obiektów. Przez odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych należy rozumieć modernizację istniejących obiektów oraz budowę lub zakup nowych obiektów socjalnych. Za przychód ze sprzedaży lub likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej oraz zakładowych domów i lokali mieszkalnych, który zwiększa zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ustawa o ZFŚS uważa przychód ze sprzedaży lub likwidacji pomniejszony o koszty tej sprzedaży lub likwidacji.
Zwiększenia środków ZFŚS, o których mowa w pkt 6 i 7, nie dotyczą pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji, z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych likwidowanych w celu prywatyzacji. Oznacza to, że w przypadku upadłości syndyk, sprzedając środki trwałe służące zakładowej działalności socjalnej, kieruje uzyskany z tego tytułu przychód nie na fundusz, lecz na zwiększenie masy upadłości. Podobnie jest w przypadku – likwidacji likwidator uzyskany przychód przeznacza na zwiększenie masy likwidacyjnej.
Maksymalne kwoty świadczenia urlopowego w 2011 r.
Obowiązek tworzenia ZFŚS a kryteria dla pracodawców
Podstawa prawna
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
Art. 67 ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. nr 45, poz. 235).
DGP