Działalność socjalna jest jedną z podstawowych powinności pracodawcy wobec pracownika. Pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników (art. 16 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej k.p.). Jest to jedna z podstawowych zasad prawa pracy. Została ona także wskazana w obowiązkach pracodawcy jako strony stosunku pracy (art. 94 k.p.). Pracodawca ma obowiązek w szczególności zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników. Podstawową formą socjalnej aktywności wielu pracodawców jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej ZFŚS).

Zmiana definicji

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) określa zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS i zasady gospodarowania jego środkami. ZFŚS jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z niego, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Od 4 kwietnia 2011 roku poszerzono tę definicję o tworzenie zakładowych klubów dziecięcych.

Ponadto zmieniono definicję działalności socjalnej w ten sposób, aby obejmowała ona również opiekę nad dziećmi w klubach dziecięcych. Od 4 kwietnia przez działalność socjalną należy zatem rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Natomiast przez zakładowe obiekty socjalne należy rozumieć ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej.

Sfera budżetowa

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Nie mogą zrezygnować z utworzenia funduszu ani zmieniać wysokości odpisu. Pozostali pracodawcy tworzą fundusz w zależności od liczby zatrudnionych pracowników.

Co najmniej 20

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą go obowiązkowo (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Chodzi tu o pracodawców nieprowadzących działalności w formach organizacyjno-prawnych przewidzianych dla sfery budżetowej.

PRZYKŁAD

Liczba pracowników a obowiązek tworzenia ZFŚS

W zakładzie pracy jest zatrudnionych 19 osób na pełny etat i 8 półetatowców. Daje to w sumie 23 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W takiej sytuacji należy utworzyć ZFŚS.

U tych pracodawców układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz (zmniejszać lub zwiększać), może także postanawiać, że nie będzie tworzony (art. 4 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w tych sprawach może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u tego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

W tym zakresie dotyczy to także jednostek sektora finansów publicznych: gdy nie działa zakładowa organizacja związkowa, jednostki te mają dodatkowo wymóg, aby postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na ZFŚS lub nieutworzenia funduszu były uzgadniane z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Uregulowania zawarte w art. 4 ustawy o ZFŚS to przepisy szczególne w stosunku do podstawowej zasady przewidzianej w art. 9 § 2 i 3 k.p., zgodnie z którą postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, natomiast postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.

PRZYKŁAD

Zmiana stanu zatrudnienia w ciągu roku

Pracodawca utworzył ZFŚS. Od 1 marca 2011 r. stan zatrudnienia uległ zmianie i wyniósł mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Mimo zaistniałej sytuacji pracodawca nie może zrezygnować z prowadzenia ZFŚS, ponieważ decydujący jest stan zatrudnienia na 1 stycznia 2011 r., który wynosił ponad 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Zasada obowiązująca od 1 stycznia 2004 r., zgodnie z którą pracodawcy mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS bądź dowolnie ukształtować odpis przez zamieszczenie odpowiednich uregulowań w układach zbiorowych pracy lub regulaminach wynagradzania, nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Mniej niż 20 pracowników

Pracodawcy nieprowadzący działalności w formach organizacyjno-prawnych przewidzianych dla sfery budżetowej i zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie mają obowiązku tworzenia funduszu. Mogą jednak utworzyć go dobrowolnie do wysokości i na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, może wypłacać świadczenie urlopowe. Jeśli jednak podejmie decyzję, że nie tworzy w ogóle ZFŚS i rezygnuje z wypłaty świadczenia urlopowego, to ma obowiązek powiadomić o tym pracowników w terminie do końca stycznia danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty w zakładzie.

Świadczenie urlopowe

Świadczenie urlopowe nie pochodzi ze środków ZFŚS. Aby je otrzymać, pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach. Przysługuje ono pracownikowi raz w roku, jeśli korzysta on w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wysokość ustala pracodawca, z tym że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku, jest też ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. W tym roku kwota odpisu podstawowego, która stanowi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia za poprzedni rok kalendarzowy, wzrosła do 1093,93 zł z 1047,83 zł, dlatego też wyższe jest też tegoroczne świadczenie urlopowe.

Jeśli pracodawca działający w sektorze prywatnym podjął decyzję o wypłacaniu świadczeń urlopowych i w 2011 r. naliczył je na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjętego do ustalania wysokości odpisów na ZFŚS – w 2010 r. 2794,25 zł – to teraz powinien z dniem podania przez Prezesa GUS informacji o nowej podstawie naliczeń skorygować wypłacone kwoty. Powstałą niedopłatę świadczenia urlopowego należy zmniejszyć tylko o zaliczkę na podatek i zwrócić zatrudnionemu.

Nie należy tego świadczenia mylić ze świadczeniem urlopowym dla nauczycieli odmiennie uregulowanym przez Kartę nauczyciela.