Właściwe funkcjonowanie administracji rządowej zależy w dużej mierze od zatrudnionych w jej strukturze pracowników. Istotne znaczenie mają ich kompetencja, uczciwość i legalizm działania. Osoby te muszą więc sprostać zaostrzonym kryteriom naboru do służby publicznej i poddać się okresowym ocenom pracy. Ustawodawca obciąża ich w procesie pracy również szczególnymi powinnościami, zabezpieczając ich realizację odrębnym reżimem odpowiedzialności. W zamian daje im określone przywileje w postaci zwiększonych uprawnień w stosunku do pracowników objętych powszechnym prawem pracy.

Przesłanki zatrudnienia

Zasadą jest, że osoba starająca się o zatrudnienie musi spełniać podstawowe warunki do zatrudnienia podobnie jak inne osoby starające się o pracę poza sferą publiczną. Osoba przyjmowana do pracy musi legitymować się przede wszystkim zdolnością do czynności prawnych, a więc zdolnością do podejmowania skutecznych działań w swoim imieniu i na swoją rzecz. Jest to bezwzględny warunek zatrudnienia. Musi się legitymować odpowiednim zdrowiem. W tym celu podlega ona bezpłatnym wstępnym badaniom lekarskim (art. 229 par. 1 k.p.). Do wykonania pracy można dopuścić tylko tego pracownika, który okaże aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające jego zdolność do pracy na określonym stanowisku. Podstawowym warunkiem zatrudnienia jest posiadanie przez kandydata do pracy kwalifikacji odpowiednich do rodzaju pracy czy sprawowania funkcji.

Warunki dodatkowe

Oprócz powyższych przesłanek osoba starająca się o zatrudnienie musi spełniać warunki szczególne (dodatkowe). Poniżej omówione zostaną najważniejsze dla sfery publicznej.

Charakterystycznym warunkiem zatrudnienia znanym wszystkim pragmatykom pracowniczym jest posiadanie obywatelstwa polskiego. Warunek ten jest bezwzględnie obowiązujący w stosunku do urzędnika państwowego. W przepisach ustawy o służbie cywilnej warunek ten został złagodzony. Stanowi ona, że o zatrudnienie w służbie cywilnej, poza obywatelami polskimi, mogą się ubiegać obywatele Unii Europejskiej, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego może zostać zatrudniona na stanowisku, na którym wykonywana praca nie polega na bezpośrednim lub pośrednim udziale w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa. Niezbędnym warunkiem jest także znajomość języka polskiego potwierdzona dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej. Stanowiska niewymagające obywatelstwa polskiego wskazuje dyrektor generalny urzędu (za zgodą szefa Służby Cywilnej) w stosunku do członka korpusu służby cywilnej.

Inną szczególną wymogiem zatrudnienia w administracji rządowej jest posiadanie zdolności do czynności prawnych. W prawie urzędniczym od kandydata do pracy jest wymagana pełna zdolność do czynności prawnych w rozumieniu kodeksu cywilnego. Gdy chodzi o podstawowe pragmatyki, warunek ten nie dotyczy jedynie pracowników podległych ustawie o pracownikach urzędów państwowych (dalej ustawa), niebędących urzędnikami państwowymi (tu wystarczy tylko ograniczona zdolność do czynności prawnych).

Pełną zdolność do czynności prawnych nabywa się z chwilą uzyskania pełnoletności, czyli wraz z ukończeniem 18. roku życia. Przez zawarcie małżeństwa małoletni uzyskuje pełnoletność. Nie traci jej w razie unieważnienia małżeństwa (art. 10 k.c.). Należy jednak zauważyć, że taki pełnoletni poniżej 18. roku życia nie może być zatrudniony w administracji rządowej – wszędzie tam, gdzie dodatkowym warunkiem (oprócz zdolności do czynności prawnych) jest ukończenie 18 lat życia. Taką regulację przewiduje wprost ustawa o pracownikach urzędów państwowych – w odniesieniu do urzędnika państwowego oraz ustawa o służbie cywilnej – w odniesieniu do całego obszaru służby cywilnej.