Pracownicy coraz częściej prywatnie surfują po sieci, zamiast wykonywać obowiązki. Można temu zaradzić, zaopatrując się w prosty program monitorujący.
Nie sposób dokładnie policzyć strat z tytułu cyberslackingu, jak fachowo nazywane jest wykorzystywanie internetu w prywatnych celach podczas pracy. Jednak biorąc pod uwagę liczbę osób zatrudnionych, średnie wynagrodzenie, a także deklarowany czas buszowania po wirtualnej przestrzeni (ok. 7 – 10 proc.), można oszacować, że tylko z tego tytułu gospodarka traci co roku około 54 mld zł, czyli 4,5 mld zł miesięcznie. To dwa razy tyle, ile wynosi tegoroczny budżet Ministerstwa Obrony Narodowej.

Bicz na biuralistów

Do cyberslackingu przyznaje się aż 93 proc. pracowników. Blisko dwie trzecie (74 proc.) nie uważa, by było to naganne. Dla 57 proc. sieć stanowi przerwę w wykonywaniu obowiązków zawodowych, a jedynie 20 proc. jest zdania, że tego typu zajęcie może mieć wpływ na jakość wykonywanej pracy. To wnioski z raportu zajmującej się badaniem internetu firmy doradczej Gemius.
Jeśli pracodawca chce walczyć z tym zjawiskiem, może znaleźć techniczne wsparcie. Na rynku jest coraz więcej programów komputerowych pomagających w nadzorowaniu działań personelu. – Nie przydadzą się do kontrolowania pracy sprzątaczki czy szlifierza, ale wszędzie tam, gdzie podstawowym narzędziem jest komputer, są bardzo pomocne – mówi Roman Zinczyn, właściciel Dyzmond Software.
Jak twierdzą specjaliści, tego typu aplikacje najlepiej sprawdzają się w biurach i różnego rodzaju call center. – Bardzo często wykorzystywane są przez przedsiębiorstwa mające w kadrach telemarketerów, czyli branży telekomunikacyjnej, nieruchomości oraz ubezpieczeniowej – mówi Wojciech Sroka z firmy Get In Web. – Rzadko jednak zdarza się, by wszystkie stanowiska w firmie były nadzorowane. Najczęściej kontrola dotyczy pracowników szeregowych, najniższego szczebla.

Gdzie znika czas

Do przeglądania podczas pracy stron internetowych przyznało się 73 proc. badanych. Zdaniem specjalistów najczęściej odwiedzane są standardowe serwisy informacyjne typu Onet, Wirtualna Polska, Interia. Dużą popularnością cieszą się także portale aukcyjne, sklepy internetowe, YouTube. Ale jak podkreśla Piotr Kubiak, zdarza się nawet, że pracownicy odwiedzają strony z twardą pornografią, do czego nie przyznają się nawet w anonimowych ankietach.
Wielu wykorzystuje także komputer firmowy do szukania nowego zajęcia. – Czasem pracownik wykonuje dodatkową pracę, jak wprowadzanie czy moderacja danych poprzez panel administracyjny udostępniany przez innego pracodawcę – zauważa Sroka. – Przez długi czas, gdy tylko firmy mogły sobie pozwolić na instalowanie szybkiego łącza, popularne było wyszukiwanie i pobieranie z internetu filmów czy muzyki. Teraz rzadziej wykorzystywany jest do tego komputer firmowy, bo szybkie łącze stało się powszechnie dostępne.



Sieciowe raporty

Jedną z podstawowych funkcji programów monitorujących jest sprawdzanie aktywności pracowników w sieci. Osoba nadzorująca może otrzymać raport dotyczący obecności wybranej stacji w internecie. Zawiera on nazwę strony internetowej, datę, godzinę, dokładny czas spędzony na jej przeglądaniu. Raporty mogą odnosić się do wybranej jednostki czasu: godziny, dnia, tygodnia lub miesiąca. – Takie dokumenty często zbierane są przez pracodawcę i dołączane do teczki pracownika – mówi Piotr Kubiak z firmy A Plus C Systems. – Gdy oceniana jest jego praca, na przykład pod koniec roku, stanowią bezcenne źródło informacji o jego aktywności.
Po otrzymaniu takiego raportu pracodawcy zwykle są zaskoczeni, dowiadując się, jak dużo czasu ich ludzie spędzają w sieci. – Zdają sobie sprawę, że pracownicy czasem odwiedzają strony WWW, ale gdy dostają szczegółowe wyliczenie, łapią się za głowę – mówi Kubiak.
Moduł odpowiadający za nadzór nad przeglądaniem sieci zawiera zazwyczaj funkcję pozwalającą na blokowanie wybranych stron według konkretnych adresów lub tzw. słów kluczowych. W sytuacji gdy pracownik korzysta z kilku komputerów, zamiast aktywności stacji można kontrolować aktywność przypisanego każdej osobie loginu (pracownicy rzadko je sobie przekazują).
Ale możliwe jest także monitorowanie stacji lub osoby na bieżąco. Odbywa się to najczęściej przy pomocy zrzutów z kontrolowanego ekranu, tzw. stopklatki. Przy czym można zaprogramować aplikację monitorującą, tak aby przekazywała obraz w określonych odstępach, na przykład co minutę. Przekaz wideo, jak twierdzą specjaliści, jest raczej rzadko stosowany.
Zrzuty nie muszą dotyczyć tylko przeglądarki internetowej. W wielu programach możliwy jest także podgląd innych aplikacji, na przykład arkuszy kalkulacyjnych lub popularnego Worda. – Przy czym osoba nadzorująca nie musi tylko monitorować aktywności pracownika – mówi Piotr Kubiak. – Może na przykład pomóc mu podczas zmagania się z jakimś problemem.

FTP pod nadzorem

Często zdarza się, że z firmy wyciekają informacje, które nie powinny trafić do konkurencji. Bardzo ważną cechą programów monitorujących jest więc kontrola oprogramowania. Aplikacje informują, jaki software został zainstalowany na poszczególnych stanowiskach. Możliwe jest także sprawdzenie, gdzie i kiedy używana była pamięć przenośna (na przykład pendrive). Programy pozwalają także odtworzyć historię drukowania (zawierają zazwyczaj także ścieżkę do dokumentu, przez co pracodawca może zobaczyć, co było drukowane). Nadzorują także ruch na serwerach sieciowych FTP, na które przysyłane są pliki o większej pojemności.
Jak instalacja takiego monitoringu odbywa się w praktyce? W przypadku programu Stat-look firmy A Plus C, jednego z najpopularniejszych na rynku, najpierw na dyskach twardych komputerów, które będą poddane kontroli, wgrywany jest niewielki program, tzw. agent, który będzie przekazywał informacje do stacji nadzorującej. Ona z kolei wyposażana jest w program zbierający dane z nadzorowanych stacji. Monitoring odbywa się przy użyciu panelu administracyjnego. Przy czym nie ma znaczenia, czy stacje połączone są w sieci przy pomocy kabla, czy też WiFi. Możliwe jest także zainstalowanie panelu w innym, oddalonym od firmy komputerze. Nadzór nad pracownikami może w takim przypadku odbywać się na przykład z domu.
Ile kosztuje tego typu ochrona? Najprostsze programy to wydatek rzędu 200 – 300 zł. Pozwalają zazwyczaj na kontrolowanie pięciu, siedmiu stacji. Do monitorowania większej organizacji należy jednak, jak radzą specjaliści, użyć programu dającego możliwość kontrolowania nieograniczonej liczby osób (tzw. funkcja Company On Line). To wydatek rzędu tysiąca złotych.