Funkcjonariusze Służby Więziennej muszą złożyć wniosek o otrzymanie zapomogi. W szczególnych przypadkach o takie świadczenie może wystąpić także przełożony.
Od dzisiaj obowiązuje rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 24 stycznia 2011 r. w sprawie nagród i zapomóg dla funkcjonariuszy Służby Więziennej (Dz.U. nr 22, poz. 118). Rozporządzenie to musiało zostać przygotowane w związku z uchwaleniem nowej ustawy z 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej (Dz.U. nr 79, poz. 523 z późn. zm.). Określa ono nie tylko wysokość funduszu na nagrody i zapomogi, ale także zasady ich przyznawania. Na przykład wniosek o zapomogi składa się do kadr lub osoby wyznaczonej do załatwiania spraw personalnych w danej jednostce. Funkcjonariusz może zostać zobowiązany do udokumentowania okoliczności mających wpływ na sytuację osobistą oraz materialną jego i rodziny, która powoduje konieczność skorzystania z takiej pomocy.