Zasadą jest, że czynności z zakresu prawa pracy dokonuje organ zarządzający pracodawcą. Przykładowo w przypadku spółek kapitałowych będzie to zarząd. Istotny będzie przy tym sposób reprezentacji ustanowiony w umowie spółki lub statucie. Jeśli będzie z nich wynikać reprezentacja dwuosobowa, wówczas wszelkich czynności z zakresu prawa pracy będą musieli dokonać obaj członkowie zarządu.

W umowie spółki może jednak być wyznaczony do tych celów tylko jeden członek zarządu. Konieczne jest jednak wyraźne upoważnienie w tym zakresie. Przykładowo statut może stanowić, iż do dokonywania wszelkich czynności w zakresu prawa pracy upoważnia się prezesa zarządu. Nie ma przy tym znaczenia, że reprezentacja spółki jest dwuosobowa. Upoważnienie do działania w sprawach z zakresu prawa pracy może być odmienne niż statutowe zasady reprezentacji spółki. Sąd Najwyższy rozstrzygnął, iż art. 31. k.p. jest przepisem szczególnym do art. 205 kodeksu spółek handlowych (por. wyrok SN z 10 września 1998 r., I PKN 286/98).

Pracodawca może także upoważnić inną osobę do działania w tym sprawach. Nie musi być to pracownik, może być to osoba z zewnątrz, niezwiązana w ogóle z zakładem pracy. Dopuszczalne jest także udzielenie upoważnienia osobie prawnej.

Jak udzielić upoważnienia? Po pierwsze można tego dokonać w akcie wewnętrznym, np. statucie spółki po to, aby odróżnić je od zwykłego pełnomocnictwa udzielanego na podstawie kodeksu cywilnego (por. uzasadnienie do wyroku SN z 8 czerwca 2006 r., II PK 315/05, OSNP 2007/11-12/159). Dopuszczalne jest również jednak udzielenie upoważnienia w pełnomocnictwie. Warto jednak, aby osoba, której udzielane jest upoważnienie, wyraziła na to zgodę (por. wyrok SN z 20 września 2005 r., II PK 412/04). Wyznaczona osoba może udzielać pełnomocnictwa innym osobom do poszczególnych czynności w zakresie prawa pracy.

Upoważnienie może mieć charakter ogólny lub bardziej szczegółowy. Jeżeli będzie miało charakter ogólny, wówczas będzie obejmować sprawy zarówno z zakresu indywidualnego prawa pracy, jak i zbiorowego. Upoważniona osoba będzie miała prawo do nawiązywania stosunków pracy, dokonywania ich zmiany, rozwiązania, wydawania regulaminów. Ponadto będzie mogła negocjować układ zbiorowy pracy, uczestniczyć w sporze zbiorowym po stronie pracodawcy, prowadzić korespondencję ze związkami zawodowymi.

Katarzyna Dulewicz

radca prawny i partner CMS Cameron McKenna