W firmie obowiązują indywidualne harmonogramy czasu pracy ustalane na dwumiesięczny okres rozliczeniowy. W trakcie ich obowiązywania są one jednak wielokrotnie modyfikowane przez pracodawcę.

Sporządzanie indywidualnych rozkładów czasu pracy, tzw. harmonogramów czy grafików, jest uprawnieniem kierowniczym pracodawcy, co oznacza, że ma on prawo do ich ustalania według swoich potrzeb.

Pracowników należy zapoznać z rozkładem czasu pracy na tyle wcześnie, by znali go na najbliższy okres. Przekazanie informacji o obowiązującym rozkładzie czasu pracy stanowi polecenie służbowe pracodawcy, do którego podwładni powinni się stosować. Potwierdzenie pisemne złożone pod harmonogramem stanowi dowód na to, że pracownik zapoznał się z nim i zobowiązuje się do jego przestrzegania.

Pracodawca nie może zmieniać podanego do wiadomości pracowników indywidualnego rozkładu czasu pracy w związku z jego doraźnymi potrzebami. Modyfikując go podczas jego obowiązywania, może narazić się na zarzut naruszenia przepisów o czasie pracy – obchodzenia przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych.

Zmiany w grafikach mogą następować w przypadkach znajdujących uzasadnienie w kodeksie pracy, a mianowicie: w razie błędów w planowaniu i rozliczaniu czasu pracy, w sytuacji gdy udziela się pracownikowi dni wolnych w zamian za wcześniejszą pracę w godzinach nadliczbowych, gdy uwzględniono wniosek pracownika o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy lub w razie udzielania dni wolnych od pracy w zamian za nieplanowaną pracę w niedzielę, święto lub w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.

W pozostałych przypadkach jest to uzasadnione tylko wyjątkowo w okolicznościach niemożliwych do przewidzenia w momencie sporządzania grafiku. Sytuacje te powinny być przewidziane w regulaminie pracy wraz ze wskazaniem obowiązującej procedury. Uznaje się, że będzie to dopuszczalne, np. gdy pracownik umiera, odchodzi z firmy, idzie na urlop wychowawczy czy bezpłatny, długotrwale choruje, a inny musi bezwzględnie go zastąpić.

Zmiany w harmonogramie polegają na nanoszeniu poprawek i powinny umożliwiać odczytanie poprzednich zapisów. Nie jest możliwa zmiana rozkładu czasu pracy na wniosek pracownika lub gdy potrzebna jest większa liczba pracowników do wykonania pracy.

Podstawa prawna

Art. 142, 149 par. 1, art. 150 par. 1, art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).