Pracownik wystąpił do pracodawcy o wypłatę wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Pracodawca nie ewidencjonował jego czasu pracy. W tej sytuacji musi więc udowodnić, że podwładnemu nie należy się takie wynagrodzenie.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, której jednym z elementów jest ewidencja czasu pracy. Stanowi ona podstawę rozliczania pracownika z wykonanej pracy i pozostaje w ścisłym związku z obowiązkami pracodawcy w zakresie wypłaty wynagrodzenia za pracę.

Nie ulega więc wątpliwości, że poza wyłączeniami wskazanymi w kodeksie pracy dotyczącymi pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, otrzymujących ryczałt za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej oraz osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, pracodawca powinien ewidencjonować czas pracy każdego pracownika.

Łamanie prawa

Naruszenie przepisów o czasie pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Wprawdzie z kodeksu pracy nie wynika wprost, że dotyczy to także obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, to jednak nie ma żadnych podstaw, aby wyłączyć go z ogólnego nakazu przestrzegania przepisów o czasie pracy.

Naruszenie obowiązków w zakresie ewidencjonowania czasu pracy niektórych pracowników może rodzić dalsze konsekwencje. Dotyczy to w szczególności pracowników młodocianych i chronionych ze względu na rodzicielstwo. W obu przypadkach pracodawcę wiążą bowiem zakazy i ograniczenia w dysponowaniu czasem pracy tych pracowników.

Pracodawca ponosi także odpowiedzialność wykroczeniową za nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, oraz za pozostawienie tej dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dotyczy to także ewidencji czasu pracy, która jest jednym z elementów dokumentacji pracowniczej. Za ww. wykroczenia firma może być ukarana grzywną od 1000 do 30 000 zł.

Zmiana ciężaru dowodu

Brak ewidencji czasu pracy lub prowadzenie jej w sposób nieprawidłowy to nie tylko uchybienie obowiązku prowadzenia niezbędnej dokumentacji pracowniczej. Stwarza też ryzyko naruszenia obowiązków dotyczących wypłaty wynagrodzenia za pracę. W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że ciężar dowodu dotyczący czasu pracy nie obarcza wyłącznie pracownika, który dochodzi roszczeń z tego tytułu.

Skoro bowiem prawidłowe wyliczenie wysokości wynagrodzenia za pracę musi się opierać na rejestracji czasu pracy pracownika, to niewykonywanie tego obowiązku pociąga dla pracodawcy ujemne konsekwencje w zakresie ciężaru dowodu (wyrok SN z 5 maja 1999 r. I PKN 665/98; OSNAPiUS 2000/14 poz. 535).

W wyroku z 4 października 2000 r. I PKN 71/2000 (OSNAPiUS 2000/14 poz. 535) SN stwierdził, że z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy wynikają konsekwencje w zakresie ciężaru dowodu polegające na tym, że to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia rzeczywistego czasu pracownika z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych.

Podstawa prawna

Art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 8 pkt 1 i par. 8a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).