W celu zapewnienia prawidłowego toku pracy w każdym roku kalendarzowym pracodawca powinien ustalić plan urlopów. Nie musi go sporządzać m.in. pracodawca u którego nie działają związki zawodowe.

Pracodawca, sporządzając plan urlopów, powinien uwzględnić zarówno kolejne urlopy, jak również te, do których pracownicy nabędą dopiero prawo w trakcie roku kalendarzowego, np. prawo do pierwszego urlopu czy urlopu w wyższym wymiarze. Nie obejmuje on natomiast tzw. urlopu na żądanie. Poza planem można zostawić niewielką część urlopu, o wykorzystaniu którego pracownik zdecyduje później w ciągu roku. Przede wszystkim jednak należy zaplanować dwutygodniowy wypoczynek, tzw. niepodzielną część urlopu.
Wiążące wnioski
Plan urlopu ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wnioski te nie są wiążące dla pracodawcy, ale może się do nich przychylić (wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336). Wnioski pracowników są jednak dla pracodawcy wiążące tylko w następujących przypadkach:
  • pracownicy występującej o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 par. 3 k.p.),
  • pracownika - ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego (art. 163 par. 3 k.p.),
  • młodocianego uczęszczającego do szkoły, który występuje z wnioskiem o udzielenie urlopu podczas ferii szkolnych (art. 205 par. 3 k.p.).
Plan ustalany jest najczęściej na rok, jednak może obejmować krótszy okres, np. na kwartał. Kodeks pracy nie określa terminu, w którym powinien być sporządzony. Wydaje się jednak oczywiste, że powinno to nastąpić przed rozpoczęciem lub na początku danego roku. Warto jednak zwrócić uwagę, że tworzenie planu urlopów w tym terminie jest utrudnione zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Czasami trudno jest pod koniec grudnia czy na początku stycznia zaplanować z góry terminy urlopów wypoczynkowych na cały rok. Dlatego późniejsze sporządzenie planu nie może być podstawą odmowy udzielenia pracownikowi urlopu od początku roku kalendarzowego. Wówczas plan obejmie urlop zmniejszony o jego wykorzystaną już część. W trakcie roku plan może być uzupełniany bądź korygowany. Termin i procedurę jego ustalania zazwyczaj określa się w przepisach wewnątrzakładowych, np. w regulaminie pracy.
Po sporządzeniu planu urlopów pracodawca powinien podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w jego firmie, np. wywiesić na tablicy ogłoszeń, może również przesłać jego treść pocztą intranetową. Od tego momentu jest on wiążący zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Oznacza to, że:
  • wyjątkowo, na zasadach określonych w kodeksie pracy, terminy wykorzystania urlopu mogą zostać zmienione, np. termin rozpoczęcia urlopu może ulec przesunięciu, pracownik może zostać odwołany z urlopu,
  • nie trzeba indywidualnie zawiadamiać pracowników o terminie rozpoczęcia urlopu przez każdego z nich (uchwała SN z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79 OSNC z 1980/7-8/132).
Rozpoczęcie urlopu
Pracownik, który rozpoczyna urlop w terminie przewidzianym w ustalonym planie, nie ma obowiązku uprzedzenia pracodawcy o zamiarze jego rozpoczęcia ani obowiązku składania dodatkowych wniosków czy podania o jego udzielenie. Jeżeli pracodawca uważa, że obecność pracownika w firmie w danym okresie jest niezbędna, może przesunąć termin rozpoczęcia urlopu. Jego decyzja w tym zakresie musi wynikać ze szczegónych potrzeb zakładu pracy. Pracodawca nie może odmówić wyrażenia zgody na rozpoczęcie przez pracownika wcześniej uzgodnionego urlopu.
W praktyce niektórzy pracodawcy wydają pracownikom przed rozpoczęciem urlopu tzw. karty czy wnioski urlopowe, określające termin i czas trwania urlopu. Można również w regulaminie pracy ustalić, że pracownik przed terminem rozpoczęcia urlopu powinien złożyć wypełniony wniosek urlopowy do bezpośredniego przełożonego, który następnie przekazuje go ze swoją pisemną akceptacją do działu kadr.
Naruszenie obowiązków
Przepisy kodeksu pracy zwalniają pracodawcę z obowiązku ustalenia planu urlopów, jeżeli:
  • zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, powinny one przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko dotyczące obowiązku sporządzenia planu urlopów. Jeżeli niezaprezentują go w terminie 30 dni, decyzję o ustaleniu lub nieustaleniu planu urlopów podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 4 i 5 ustawy o związkach zawodowych),
  • w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
W takiej sytuacji pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 par. 11 k.p). Oznacza to, że pomimo zwolnienia pracodawcy z obowiązku tworzenia planu urlopów nie może on samodzielnie decydować o terminie urlopów pracowników. Ponadto warto zwrócić uwagę, że na podstawie art. 163 par. 1 k.p. pracodawca w trakcie tworzenia planu urlopów bierze pod uwagę wnioski pracowników, natomiast w razie rezygnacji ze sporządzenia planu urlopów pracodawca ustala na podstawie art. 163 par. 11 zd. 2 k.p. terminy urlopów po porozumieniu z pracownikiem. Należy zauważyć, że obowiązek porozumienia z pracownikiem ma szerszy wymiar niż branie pod uwagę wniosku pracownika. W praktyce może się więc okazać, że trudniej jest ustalić z pracownikiem termin urlopu wypoczynkowego, jeżeli nie dochodzi do sporządzenia planu urlopów niż w przypadku jego ustalenia. Zatem niekiedy dla pracodawców korzystniej jest sporządzić plan urlopów.
Pracownik nie ma prawa samowolnego udania się na urlop. Musi on uzgodnić termin urlopu, jeżeli:
  • nie został objęty planem urlopów, np. w czasie jego ustalania nie był obecny w pracy z powodu długotrwałej choroby (wyrok SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 364/98, OSNAPiUS 1999/24/788),
  • pracodawca bez zgody związków zawodowych nie utworzył planu urlopów i naruszył prawo,
  • pracodawca zgodnie z przepisami nie sporządził planu. Samo złożenie przez pracownika wniosku o urlop, bez uzgodnień z pracodawcą, nie usprawiedliwia jego nieobecności w pracy (wyrok SN z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98, OSNAPiUS z 1999/10/331).
Ponadto warto podkreślić, że samowolne udanie się na urlop może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i stanowić przyczynę rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Taki sam skutek może spowodować samowolne udanie się pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia (wyrok SN z 17 grudnia 1980 r., I PRN 136/80, Lex Polonica nr 318146).
PRZYKŁAD
BEZ PLANU URLOPÓW
Pracodawca prowadzi firmę zajmującą się produkcją mebli. Nie ma obowiązku sporządzenia planu urlopów. Ze względu na niewielką liczbę zamówień postanowił w styczniu wysłać część pracowników na urlop wypoczynkowy. Niektórzy z nich nie chcą jednak zgodzić się z jego decyzją i odmawiają wykorzystania w tym czasie urlopu.
W opisywanej sytuacji postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe, ponieważ nie może on nakazać pracownikom udania się na urlop w wyznaczonym przez niego terminie. Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca powinien ustalać termin urlopu w porozumieniu z każdym pracownikiem.
EWA DRZEWIECKA
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 163, art. 205 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Art. 30 ust. 4 i 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).