Szefowie urzędów samorządowych sami mogą decydować, jakie kompetencje powierzyć sekretarzom. W praktyce jeden z nich może odpowiadać za kadry, a inny tylko za obieg dokumentów.
Osoby, które po raz pierwszy zostały wybrane na wójtów, burmistrzów, prezydentów miast czy marszałków mogą zlecić realizację części zadań innym pracownikom, np. sekretarzom. Taką możliwość przewiduje m.in. art. 5 ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458). Zgodnie z nim kierownik urzędu może upoważnić sekretarza do wykonywania zadań, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi.
– Trzeba pamiętać, że sekretarz pełni rolę głównego urzędnika, który powinien być odpowiednikiem dyrektora generalnego w służbie cywilnej – wyjaśnia Adam Leszkiewicz, przewodniczący Rady Służby Cywilnej.
Tłumaczy, że obowiązki powierzone sekretarzowi nie powinny być związane z zadaniami politycznymi, ale ograniczać się do organizacji pracy urzędu.
W praktyce jednak szefowie urzędu nie chcą rezygnować ze swoich kompetencji na rzecz sekretarzy.
– W małych gminach do 20 tys. mieszkańców wszystkie zadania są wykonywane przez wójtów, którzy chcą mieć wpływ m.in. na zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Tam rola sekretarzy jest marginalna – zauważa Marek Olszewski, wójt gminy Lubicz, wiceprezes Związku Gmin Wiejskich.
Tłumaczy, że wtedy organizuje codzienną pracę, czuwa nad funkcjonowaniem urzędu i dyscypliny pracy oraz dba o właściwy obieg dokumentów. Eksperci zwracają uwagę, że taka praktyka wynika m. in. z tego, że istnieje prawna możliwość zmarginalizowania roli sekretarza.
– Nowy kierownik urzędu może uznać, że nie chce współpracować z dotychczasowym sekretarzem i wszystkie jego zadania powierzyć swojemu zastępcy lub innemu urzędnikowi – mówi Stefan Płażek z Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Tłumaczy, że poza obowiązkiem utworzenia w każdym samorządzie stanowiska sekretarza nie ma w ustawie określonych zadań, jakie ma wykonywać.
Z kolei sekretarze wskazują, że zakres ich kompetencji zależy wyłącznie od indywidualnej decyzji szefa.
– Do moich obowiązków należy m.in. organizowanie konkursów na wolne stanowiska, szkoleń i przeprowadzenie służby przygotowawczej dla nowych pracowników. O zwarciu umów o pracę i ich wypowiedzeń z pracownikami decyduje już kierownik urzędu – mówi Zbigniew Mackiewicz, zastępca wójta gminy i sekretarz gminy Suwałki.
Podkreśla, że szefowie urzędu zadania, które mogłyby być wykonywane przez sekretarzy, mogą zlecić zewnętrznym firmom, np. kancelarii prawnej.