Osoby, które po raz pierwszy zostały wybrane na wójtów, burmistrzów, prezydentów miast czy marszałków mogą zlecić realizację części zadań innym pracownikom, np. sekretarzom. Taką możliwość przewiduje m.in. art. 5 ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458). Zgodnie z nim kierownik urzędu może upoważnić sekretarza do wykonywania zadań, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi.

– Trzeba pamiętać, że sekretarz pełni rolę głównego urzędnika, który powinien być odpowiednikiem dyrektora generalnego w służbie cywilnej – wyjaśnia Adam Leszkiewicz, przewodniczący Rady Służby Cywilnej.

Tłumaczy, że obowiązki powierzone sekretarzowi nie powinny być związane z zadaniami politycznymi, ale ograniczać się do organizacji pracy urzędu.

W praktyce jednak szefowie urzędu nie chcą rezygnować ze swoich kompetencji na rzecz sekretarzy.

– W małych gminach do 20 tys. mieszkańców wszystkie zadania są wykonywane przez wójtów, którzy chcą mieć wpływ m.in. na zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Tam rola sekretarzy jest marginalna – zauważa Marek Olszewski, wójt gminy Lubicz, wiceprezes Związku Gmin Wiejskich.

Tłumaczy, że wtedy organizuje codzienną pracę, czuwa nad funkcjonowaniem urzędu i dyscypliny pracy oraz dba o właściwy obieg dokumentów. Eksperci zwracają uwagę, że taka praktyka wynika m. in. z tego, że istnieje prawna możliwość zmarginalizowania roli sekretarza.

– Nowy kierownik urzędu może uznać, że nie chce współpracować z dotychczasowym sekretarzem i wszystkie jego zadania powierzyć swojemu zastępcy lub innemu urzędnikowi – mówi Stefan Płażek z Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Tłumaczy, że poza obowiązkiem utworzenia w każdym samorządzie stanowiska sekretarza nie ma w ustawie określonych zadań, jakie ma wykonywać.

Z kolei sekretarze wskazują, że zakres ich kompetencji zależy wyłącznie od indywidualnej decyzji szefa.

– Do moich obowiązków należy m.in. organizowanie konkursów na wolne stanowiska, szkoleń i przeprowadzenie służby przygotowawczej dla nowych pracowników. O zwarciu umów o pracę i ich wypowiedzeń z pracownikami decyduje już kierownik urzędu – mówi Zbigniew Mackiewicz, zastępca wójta gminy i sekretarz gminy Suwałki.

Podkreśla, że szefowie urzędu zadania, które mogłyby być wykonywane przez sekretarzy, mogą zlecić zewnętrznym firmom, np. kancelarii prawnej.