Spółka zatrudniająca pracownika w innym państwie członkowskim UE ma wątpliwości, przepisy którego państwa w zakresie ubezpieczeń społecznych należy w stosunku do niego zastosować – te obowiązujące w Polsce czy też w drugim państwie. Nie wie też, gdzie należy składać deklaracje oraz opłacać składki i kto jest zobowiązany do wypełniania tych obowiązków: pracodawca czy pracownik.

Kwestię tę regulują przepisy prawa unijnego, których znajomość przez osoby korzystające z zasady swobodnego przepływu osób (pracowników) pozwala na uniknięcie problemów w zakresie ubezpieczenia społecznego.

Zgodnie z punktem (17) preambuły rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 883/2004 w celu jak najskuteczniejszego zagwarantowania równości traktowania wszystkich pracujących na terytorium państwa członkowskiego przyjęto jako ogólną zasadę, że ustawodawstwem mającym zastosowanie w przedmiocie właściwości systemu ubezpieczeń społecznych są przepisy państwa członkowskiego, w którym zainteresowana osoba wykonuje swą pracę jako pracownik najemny. A zatem także jako osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy-zlecenia. W rezultacie zgodnie z przepisem art. 11 ust. 3a) powyższego rozporządzenia osoba wykonująca w państwie członkowskim pracę najemną podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego.

W przytoczonym powyżej przykładzie należy więc zastosować prawo niemieckie.

Dodatkowo zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. pracodawca, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium właściwego państwa członkowskiego, zobowiązany jest do wypełnienia wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników.

Chodzi tu w szczególności o obowiązek zapłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby jego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdowały się we właściwym państwie członkowskim.

W praktyce oznacza to, że spółka polska jest zobligowana do samodzielnego opłacania swojemu pracownikowi w Berlinie składki na ubezpieczenie społeczne zgodnie z przepisami niemieckimi oraz składania deklaracji zgodnie z przepisami prawa niemieckiego.

Jeżeli jednak pracodawca nie ma miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie (w analizowanym przykładzie są to Niemcy), to – zgodnie z przepisem art. 21 ust. 2 rozporządzenia nr 987/2009 – może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na pracodawcy obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jego imieniu przez pracownika, bez uszczerbku dla podstawowych obowiązków pracodawcy.

Innymi słowy pracodawca może uzgodnić pracownikiem, że ten będzie samodzielnie opłacał swoje składki na ubezpieczenie społeczne.

Obowiązkiem pracodawcy jest jedynie powiadomienie instytucji właściwej tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach (w przykładzie – niemiecki zakład ubezpieczeń społecznych, czyli BfA). W praktyce strony takich porozumień uzgadniają również, że na pracowniku będzie spoczywał obowiązek terminowego składania deklaracji zgodnie z prawem obcym.

Powyższe przepisy nie mają zastosowania do pracowników delegowanych przez pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy.

Dzieje się tak, jeżeli okres delegacji nie przekracza 24 miesięcy i jeżeli osoba ta nie jest wysyłana, żeby zastąpić inną osobę.

1,57 mln Polaków pracuje w krajach Unii Europejskiej

415 tys. znalazło zatrudnienie w Niemczech

555 tys. Polaków pracuje w Wielkiej Brytanii

PRZYKŁAD

Spółka musi zapłacić składki w Niemczech

Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zatrudniła na podstawie umowy o pracę pracownika, którego miejscem wykonywania pracy jest Berlin. Pracownik taki podlega niemieckim przepisom ubezpieczenia społecznego, bo w Niemczech znajduje się miejsce pracy. W rezultacie pracodawca jest zobowiązany do dokonania zgłoszenia, składanie deklaracji oraz opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w Niemczech. Ponieważ byłoby to uciążliwe dla pracodawcy, strony postanowiły, że obowiązki te przejmie na siebie pracownik. Umowa taka jest zgodna z prawem unijnym i zwalnia pracodawcę z odpowiedzialności za nieterminowe płatności.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.