Co rok dyrektorzy generalni powinni przekazywać szefowi służby cywilnej informację o potrzebach szkoleniowych urzędu dotyczących priorytetów i rodzajów szkoleń na kolejne dwa lata. Dodatkowo powinni też poinformować go o potrzebach finansowych na realizację tych szkoleń. Muszą to zrobić do końca listopada. Skierowanie na szkolenie pracownik może dostać bezpośrednio od swojego przełożonego lub starać się samodzielnie o jego przyznanie.

Z przeprowadzonych w tym roku szkoleń urzędy muszą się rozliczyć przed szefem służby cywilnej do końca stycznia 2011 r. Wtedy przedkładają mu specjalny formularz, w którym powinny się znaleźć m.in. informacje o liczbie przeszkolonych pracowników i urzędników służby cywilnej oraz kosztów z tym związanych.

Szczegółowy tryb podwyższania kwalifikacji przez pracowników określa rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz.U. nr 190, poz. 1274). W 2011 roku na szkolenia m.in. dla pracowników służby cywilnej budżet wyda 71,3 mln zł.