Na podstawie art. 31 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm) administrator danych, w tym np. placówka oświatowa, może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Niezbędnymi elementami tej umowy jest określenie celu oraz zakresu powierzonych do przetwarzania danych. Podmiot ten może bowiem przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie. Powierzenie przetwarzania danych na podstawie umowy, o której stanowi art. 31 ustawy, w określonym w niej celu, jest działaniem prawnie dopuszczalnym i nie stanowi nieuprawnionego udostępnienia danych przez ich administratora innemu podmiotowi.

Placówki oświatowe mogą prowadzić dzienniki elektroniczne (e-dzienniki) na podstawie rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. nr 23, poz. 225 z późn. zm.). Jeśli placówka oświatowa korzysta z oferowanego jej przez przedsiębiorcę systemu informatycznego w celu prowadzenia elektronicznych dzienników, w których przetwarzane są dane osobowe uczniów, ich przedstawicieli ustawowych oraz nauczycieli, powinna zawrzeć z nim pisemną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Nie spełnia wymogów z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych umowa udzielenia licencji na korzystanie z systemu informatycznego zawarta z chwilą otrzymania przez placówkę oświatową kodu dostępu do systemu informatycznego. Mimo, że placówka oświatowa powierza przedsiębiorstwu przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania umowy, to brak formy pisemnej dyskwalifikuje ją jako umowę powierzenia z art. 31 ww. ustawy. Nie wystarczy także pisemna umowa hostingowi, jeśli nie zawiera ona postanowień, z których wynikałoby, że na ich podstawie powierzono przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania tej umowy. W związku z powyższym placówki oświatowe są zobowiązane do podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych z przedsiębiorcą, który udostępnia im system informatyczny do prowadzenia e-dzienników.