Standardowe dokumenty elektroniczne tzw. SED (seria F) zastąpiły obowiązujące do 1 maja tego roku formularze z serii E-400, które są potrzebne do ustalania, który kraj jest właściwy do wypłaty zasiłków rodzinnych, w sytuacji gdy jeden z rodziców pracuje poza Polską.

Możliwość przesyłania ich drogą elektroniczną ma przyspieszyć wymianę informacji między regionalnymi ośrodkami polityki społecznej (ROPS), które w Polsce odpowiadają za koordynację systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczeń rodzinnych, a ich odpowiednikami za granicą.

– Te instytucje często zwlekają lub nie odpowiadają na wysyłane przez nas formularze – mówi Danuta Śledzińska, kierownik referatu koordynacji ROPS w Opolu.

Marietta Hełka, kierownik referatu świadczeń rodzinnych ROPS w Katowicach, dodaje, że często instytucje zagraniczne nie przesyłały formularzy E-400, tylko do ROPS dostarczali je rodzice.

– Taka praktyka nie jest możliwa w przypadków tzw. SED, bo mogą je wymieniać tylko instytucje, a odpowiedź musi być przysłana niezwłocznie – dodaje Marietta Hełka.

Unia dała krajom dodatkowy czas do maja 2012 roku na stworzenie e-programu wymiany danych.

– W sprawach, które dotyczą okresów przed zmianą przepisów, czyli przed majem tego roku, w których nie zapadła decyzja, cały czas uznawane są formularze E-400 – tłumaczy Magdalena Tomicka-Paluszczak, kierownik działu świadczeń rodzinnych DOPS w Wrocławiu.

Zgodnie z zasadami koordynacji, o tym, który kraj wypłaca zasiłek na dziecko, decyduje miejsce pracy rodzica. Jeżeli jedno z nich pracuje za granicą, a drugie z dziećmi mieszka w Polsce i nie pracuje, to Polska nie wypłaca świadczeń. Jeżeli obydwoje rodzice pracują, decyduje miejsce zamieszkania rodzica z dzieckiem. Jeżeli dzieci mieszkają w Polsce, to świadczenie płaci gmina, ale to drugi kraj pokryje tzw. nadwyżkę, czyli różnicę w wysokości świadczeń. Ta jest inna w każdym kraju UE.