Pracodawcy, którzy tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), są zobowiązani przelać środki na ten fundusz w dwóch ratach. Pierwsza z nich, która stanowi 75 proc. odpisów podstawowych na ZFŚS, naliczanych na pracowników zatrudnionych w warunkach normalnych, szczególnie uciążliwych oraz młodocianych, musi być wpłacona do końca maja.

Natomiast w czwartek mija termin, w którym pracodawcy muszą wpłacić drugą ratę pieniędzy oraz ewentualne zwiększenia wysokości odpisu podstawowego, np. na osoby niepełnosprawne zatrudnione w firmie. W przypadku niedotrzymania tych terminów firma może być ukarana grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy.

Nie wszyscy pracodawcy mają jednak obowiązek przelewania tych pieniędzy na odrębne konto bankowe i dokonania tego w terminach wyznaczonych w ustawie o ZFŚS. Wymóg ten nie dotyczy firm, które zatrudniają mniej niż 20 pracowników i dobrowolnie decydują się na tworzenie funduszu.

Ponadto do końca roku pracodawca powinien zaktualizować liczbę osób zatrudnionych w firmie i dokonać korekty wysokości odpisów na fundusz. Jest to związane z tym, że zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest naliczany na pracowników zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. W tym czasie może zmienić się liczba pracowników w firmie.

ZFŚS jest tworzony obowiązkowo przez pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mniejsze firmy mogą tworzyć fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe. Odpis podstawowy, który jest naliczany na każdego pracownika stanowi 37,5 proc przeciętnego wynagrodzenia za poprzedni rok kalendarzowy. W tym roku odpis wynosi 1047 zł.