Pracownik poważnie zachorował. Skontaktował się z pracodawcą po upływie 2 dni. Zaświadczenie lekarskie przyniósł po stawieniu się do pracy. Jednak wykazał, iż z przyczyn od niego niezależnych nie miał żadnej możliwości poinformować firmy o nieobecności.

Pracodawca ma obowiązek pisemnego poinformowania pracownika o przyjętym sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W zakładach pracy, w których istnieje obowiązek ustalania regulaminu pracy, to w nim ustala się sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

O przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna ta jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę. W razie zaistnienia powodów uniemożliwiających stawienie się do pracy zatrudniony jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić o tym pracodawcę, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy podając przyczynę i czas trwania absencji. Gdy obowiązujące u pracodawcy przepisy nie określają sposobu poinformowania o nieobecności, podwładny powinien to zrobić osobiście lub przez inną osobę – telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Niezachowanie terminu zawiadomienia pracodawcy może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, np. jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Bez zwłoki

Pracownik powinien poinformować firmę niezwłocznie, czyli w najbliższym możliwym terminie. W razie ewentualnego sporu powinien on być przygotowany na udowodnienie, że rzeczywiście tak działał. Należy dopuścić również możliwość powiadomienia pracodawcy za pomocą poczty elektronicznej. W praktyce może to być bowiem najszybszy sposób powiadomienia. Zasady kontaktowania się drogą elektroniczną mogą być uregulowane w wewnątrzzakładowych przepisach, np. w regulaminie pracy.

Co usprawiedliwia

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

● zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy,

● decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,

● oświadczenie pracownika – gdy konieczne jest sprawowanie przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,

● imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się w charakterze strony lub świadka wystosowane przez upoważniony organ, np. właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, sąd, prokuraturę, policję,

● oświadczenie pracownika o odbyciu podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Regulamin pracy powinien określać, kogo i w jakiej formie pracownik miałby zawiadamiać. Jeśli regulamin nie obowiązuje, podwładny powinien potwierdzić otrzymanie informacji o sposobie zawiadomienia o nieobecności. Zaświadczenia usprawiedliwiające nieobecność powinny być przedstawiane pracodawcy niezwłocznie. Gdyby więc nie było innej możliwości, pracownik powinien najpierw zawiadomić firmę o przyczynie i przewidywanym czasie trwania nieobecności, a podczas pierwszego dnia pobytu w pracy złożyć zaświadczenie lekarskie.

PRZYKŁAD

Pracownik musi dołożyć staranności, aby zawiadomić firmę o nieobecności

Pracownik po trzech dniach nieobecności stawił się do pracy i przekazał bezpośredniemu przełożonemu informację, że chciał zawiadomić o zwolnieniu lekarskim, ale ze względu na problemy techniczne z komputerem nie mógł wysłać wiadomości. Takie wytłumaczenie może nie wystarczać jako prawidłowe usprawiedliwienie nieobecności. Pracownik powinien wykazać, że nie miał innej możliwości komunikacji (telefonu czy skorzystania z pomocy osób trzecich). W przeciwnym razie nieobecność może być uznana za nieusprawiedliwioną

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).