Podwładny pracuje w firmie od sześciu lat na podstawie umowy na czas nieokreślony. Pracodawca chce mu wypowiedzieć umowę z powodu zaniedbywania obowiązków. W związku z tym firma musi zadbać m.in. o zachowanie prawidłowej formy oraz właściwe uzasadnienie wypowiedzenia.

Wypowiedzenie umowy o pracę pracodawcy powinno zostać dokonane w formie pisemnej (art. 30 par. 3 kodeksu pracy.). Nie jest ona wprawdzie zastrzeżona pod rygorem nieważności (wypowiedzenie w innej formie będzie ważne i skuteczne), ale w przypadku wniesienia odwołania pracownika od takiego wypowiedzenia będzie ono uznane przez sąd pracy za niezgodne z prawem. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uchwale z 2 października 2002 r., (III PZP 17/02, OSNP 2003/20/481) doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest skuteczne, ale stanowi naruszenie wymogu formy pisemnej. Nie będzie jednak naruszeniem przepisów o formie wypowiedzenia umowy sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową. Takie stanowisko zajął SN w wyroku z 18 stycznia 2007 r., (II PK 178/06, OSNP 2008/5-6/59).

W piśmie zawierającym wypowiedzenie pracodawca musi wskazać okres wypowiedzenia, przyczynę (tylko w przypadku wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony) oraz pouczenie o możliwości wniesienia odwołania przez pracownika do sądu pracy. Najistotniejszym elementem wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony jest podanie przyczyny tej decyzji pracodawcy. Powinna ona być prawdziwa i jak najbardziej skonkretyzowana. Ma to bardzo istotne znaczenie dla pracodawcy. Bowiem to on – w przypadku wniesienia odwołania przez pracownika – będzie zobowiązany udowodnić prawdziwość tej przyczyny. Jej brak, niewłaściwe (zbyt ogólne) wskazanie lub nieudowodnienie przez pracodawcę w sądzie jej prawdziwości może – w przypadku odwołania pracownika – spowodować przywrócenie pracownika do pracy lub zasądzenie na jego rzecz odszkodowania.