Dodatkowego urlopu macierzyńskiego udziela się na pisemny wniosek pracownicy, składany w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. Pracodawca obowiązany jest uwzględnić wniosek pracownicy. (art. 1821 par. 3 k.p.) Problemem, który często występuje w praktyce, jest złożenie wniosku po terminie przez pracowników, tj. z mniejszym wyprzedzeniem niż ustawowe 7 dni. Tutaj pojawia się pytanie pracodawców: czy powinni oni taki spóźniony wniosek uwzględnić?

W mojej ocenie złożenie wniosku o dodatkowy urlop macierzyński z krótszym wyprzedzeniem niż 7 dni nie wiąże pracodawcy. Jeżeli pracownik nie składa w terminie wniosku o dodatkowy urlop macierzyński – pracodawca ma prawo przypuszczać, że pracownik nie zamierza korzystać z tego uprawnienia. Warto podkreślić, że dodatkowy urlop macierzyński to uprawnienie pracownika i nie ma on obowiązku jego wykorzystania. Nie można więc przerzucać negatywnych skutków przekroczenia terminu przez pracownika na pracodawcę. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca uwzględnił wniosek złożony nawet po terminie. Jeżeli pracodawca udzieli pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego na wniosek złożony z krótszym wyprzedzeniem niż 7 dni, to pracownik uzyska za okres tego urlopu zasiłek macierzyński.

Kodeks pracy nie reguluje kwestii składania wniosków z dużym wyprzedzeniem. W mojej ocenie nie ma jednak przeszkód, aby pracownicy składali wnioski np. na trzy tygodnie przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku dodatkowego urlopu macierzyńskiego wniosek złożony z większym niż 7 dni wyprzedzeniem nie wpływa na zmianę ustawowego terminu na jego udzielenie, tj. bezpośrednio po zakończeniu podstawowego urlopu macierzyńskiego (w myśl art. 1821 par. 2 kodeksu pracy).

not. m.j.