Spółka nie wypłacała w terminie należnego wynagrodzenia albo wypłacała tylko zaliczki na jego poczet. W imiennych raportach miesięcznych składanych za pracowników do ZUS wykazywane było wynagrodzenie z umowy o pracę, mimo że nie zostało ono wypłacone i od tego wynagrodzenia opłacane były za każdy miesiąc należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Czy powinniśmy złożyć do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych?

Tak
Konieczne jest złożenie korekty dokumentów, gdyż płatnik składek zobowiązany jest naliczać i opłacać składki na ubezpieczenia od wynagrodzenia faktycznie wypłaconego, a nie wynikającego z umowy o pracę.
Zasady rozliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe reguluje rozporządzenie przywołane w podstawie prawnej. W myśl par. 3 ust. 7 tego rozporządzenia dla każdego ubezpieczonego, dla którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek w imiennym raporcie miesięcznym lub imiennym raporcie miesięcznym korygującym, sporządzonym za tego ubezpieczonego, oraz w deklaracji rozliczeniowej i w deklaracji rozliczeniowej korygującej uwzględnia należne składki na ubezpieczenia od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Z powyższego wynika, że płatnik składek w dokumentach rozliczeniowych wykazuje jako podstawę wymiaru składek wynagrodzenie wypłacone od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca kalendarzowego, za który składany jest raport, a nie wynagrodzenie należne wynikające z umowy o pracę.
W przypadku gdy w danym miesiącu płatnik składek nie wypłacił żadnych wynagrodzeń, zobowiązany jest do złożenia imiennych raportów miesięcznych i deklaracji rozliczeniowej oraz wpisania w pole podstawa wymiaru 0,00. Za miesiąc ten płatnik nie dokonuje wpłat składek na ubezpieczenia. Gdy natomiast pracodawca wypłacił pracownikowi, np. zaliczkę w wysokości 400 zł, a w sporządzanym za niego imiennym raporcie miesięcznym jako podstawę wymiaru podał kwotę 936 zł (wynagrodzenie wynikające z umowy), powinien złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych i jako podstawę wymiaru wykazać kwotę faktycznie wypłaconą, tj. 400 zł. W analogiczny sposób należy postąpić w innych przypadkach, gdzie jako podstawę wymiaru spółka przyjmowała wynagrodzenie należne, a nie faktycznie wypłacone.
MICHAŁ JAROSIK
ekspert z zakresu ubezpieczeń społecznych
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).
■ Par. 3 ust. 7 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad oraz trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (Dz.U. nr 165, poz. 1197 z późn. zm.).