Andrzej Hłond

sekretarz powiatu żnińskiego

Profesjonalnie funkcjonujący urząd samorządowy to przede wszystkim kompetentni urzędnicy sprawnie obsługujący mieszkańców danej społeczności lokalnej. Jednak na doskonalenie zawodowe i szkolenia pracowników nie ma zbyt dużo środków w budżetach jednostek samorządu terytorialnego. Dlatego powiat żniński w partnerstwie z gminami Gąsawa, Janowiec Wielkopolski, Łabiszyn, Rogowo i Żnin opracował koncepcję projektu „Profesjonalne Kadry – Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego”, który został złożony na konkurs nr 2/POKL/5.2.1/2009 nadzorowany przez ministra spraw wewnętrznych i administracji.

Projekt został przygotowany przez pracowników Starostwa Powiatowego w Żninie we współpracy z sekretarzami poszczególnych gmin na przełomie listopada i grudnia 2009 r. Jest odpowiedzią na zdiagnozowane problemy i potrzeby objętych wsparciem urzędów. Przy pisaniu projektu nie korzystano z pomocy firmy doradczej, ponieważ jest to kosztowne i nie zawsze skuteczne. Postanowiono skorzystać z umiejętności i doświadczenia pracowników.

Nakład pracy został uwieńczony sukcesem. Projekt został rekomendowany do dofinansowania, otrzymując 103 pkt i uzyskał pierwszą pozycję na liście rankingowej Komisji Oceny Projektów. Wartość projektu wynosi 1 214 187,00 zł, w tym 130 992,00 zł to wkład własny j.s.t. wnoszony w postaci wynagrodzeń wypłacanych przez urzędy na rzecz uczestników projektu delegowanych na szkolenia w czasie pracy. Taki wkład własny był jedynym do zaakceptowania, ponieważ nie obciąża budżetów samorządów.

Głównym celem projektu i efektem, jaki zamierzamy osiągnąć, jest podniesienie sprawności funkcjonowania sześciu urzędów w aspekcie świadczonych usług publicznych oraz podwyższenie kompetencji 152 urzędników, w tym co najmniej 20 proc. w wieku powyżej 45 lat w okresie od 1 lipca 2010 r. do 30 czerwca 2012 r.

W ramach wsparcia dla 30 urzędników przewidziano sfinansowanie studiów podyplomowych. W celu usprawnienia obsługi zagranicznych klientów oraz zwiększenia możliwości w zakresie współpracy międzynarodowej i promocji regionu 18 urzędników ukończy roczne kursy językowe. W ramach projektu odbędzie się również szereg szkoleń ogólnych i specjalistycznych takich jak – usprawnienie procesu przygotowywania i wydawania decyzji administracyjnych (48 urzędników), stanowienie aktów prawa miejscowego i realizacja wybranych funkcji kierowniczych (26 urzędników), doskonalenie wdrożonych systemów zarządzania jakością zgodnych z normą ISO 9001-2009 (36 urzędników).

W celu poprawy pracy urzędów przewidziano szereg działań wdrożeniowych. Dla poprawy obsługi mieszkańców w kontekście przejrzystości i czytelności stosowanych formularzy w usługach publicznych zostaną opracowane i wdrożone procedury aktualizowania opisu usług świadczonych przez sześć urzędów. We wszystkich urzędach wdrożony zostanie również system monitorowania poziomu satysfakcji klientów oraz kompetencyjne opisy stanowisk pracy.

Nawiązane partnerstwo z gminami powiatu umożliwia uzyskanie efektu synergii, ponieważ pozwala ona wymianę dobrych praktyk w obsłudze mieszkańców oraz wpływa korzystnie na bieżącą współpracę powiatu i gmin. W pozyskiwaniu środków na projekty szkoleniowo-wdrożeniowe bardzo silną konkurencję dla urzędów stanowią firmy szkoleniowe oraz fundacje i nie jest łatwo takim małym jednostkom jak nasza sięgnąć po unijne fundusze. Podstawą sukcesu w naszym przypadku było zawiązanie partnerstwa i dokładne zdiagnozowanie problemów i potrzeb oraz określenie zamierzonych celów.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.U. UE z 31 lipca 2006 r. L 210/25).