Jaki sposób kontroli pracownika przez pracodawcę będzie legalny

Przepisy nie regulują wprost kwestii dopuszczalności monitoringu pracowników przez pracodawcę. Taki monitoring nie jest zakazany co do zasady. Jest dopuszczalny, jeżeli nie narusza praw pracowników, tj. gdy spełnione są podstawowe wymogi dotyczące jego funkcjonowania. Pracodawca powinien zatem pamiętać o przestrzeganiu następujących zasad. Po pierwsze, monitoring powinien być uzasadniony, tj. może być wprowadzony w zasadzie jedynie z uwagi na szczególną potrzebę lub ważny interes pracodawcy. Uzasadnioną przyczyną wprowadzenia monitoringu będzie np. konieczność ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Po drugie, monitoring powinien być proporcjonalny i adekwatny do zamierzonego celu, bowiem działania pracodawcy nie mogą nadmiernie ingerować w prawa pracownika. Zamontowanie kamer w firmie, w której często dochodzi do kradzieży, wydaje się być adekwatne do zamierzonego przez pracodawcę celu, jakim jest zapobieganie kradzieżom. Niedopuszczalne będzie jednak monitorowanie pracowników w miejscach, gdzie mogliby oni oczekiwać poszanowania ich prywatności, np. w szatni.

Ponadto pracownik powinien zostać poinformowany o stosowaniu monitoringu, jak również o tym, jakie dane będą w ten sposób pozyskiwane przez pracodawcę oraz do jakich celów są lub mają być one wykorzystywane w przyszłości. Może to nastąpić np. poprzez bezpośrednie przekazanie pracownikowi takiej informacji, wprowadzenie odpowiednich postanowień do regulaminu pracy lub umowy o pracę. W konkretnych przypadkach mogą istnieć dodatkowe wymogi, których spełnienie decydować będzie o dopuszczalności monitoringu.

Monitoring naruszający powyższe zasady może wiązać się z naruszeniem przez pracodawcę dóbr osobistych pracownika (w tym jego prawa do prywatności) oraz z niezgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych pracownika.