Pracodawca obowiązany jest wydać regulamin wynagradzania, jeśli zatrudnia co najmniej 20 pracowników nieobjętych zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. W przypadku kiedy działa u niego zakładowa organizacja związkowa, ma on obowiązek ustalenia z nią regulaminu. Co zatem w przypadku, gdy organizacja związkowa i pracodawca nie mogą dojść do porozumienia w tej kwestii? Poprzez uzgodnienie regulaminu rozumie się osiągnięcie wspólnego, zgodnego stanowiska pomiędzy pracodawcą a działającą u niego organizacją związkową. Kodeks pracy w przeciwieństwie do regulacji dotyczących ustalenia treści regulaminu pracy nie przewiduje możliwości ustalenia regulaminu wynagradzania samodzielnie przez pracodawcę. Bez uzgodnienia regulaminu wynagradzania z organizacją związkową regulamin nie wchodzi w życie. Tezę tę potwierdził Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z 12 lutego 2004 r., I PK 349/03. Taki pogląd podziela również większość doktryny. Pojawiają się jednak odrębne stanowiska w tej kwestii. Zgodnie z nimi wobec braku regulaminu i możliwości jego zgodnego ze związkami zawodowymi uchwalenia pracodawca może złożyć odpowiednie oświadczenie woli, jakie zasady wynagradzania będzie stosował wobec swoich pracowników. W takim przypadku warunki wynagradzania pracowników do momentu uzgodnienia ich ze związkiem zawodowym kształtowane będą na podstawie oświadczenia pracodawcy.

Inaczej jest, kiedy w firmie działa więcej niż jedna organizacja związkowa. Wówczas mają zastosowanie ogólne zasady reprezentacji związków według przepisów ustawy o związkach zawodowych. Związki muszą przedstawić wspólne, zgodne stanowisko w ciągu 30 dni od przedłożenia im projektu regulaminu przez pracodawcę. Jeżeli go nie przedstawią, pracodawca ma prawo uchwalić regulamin wynagradzania samodzielnie, przy uwzględnieniu odrębnych stanowisk związków. Natomiast, jeżeli związki zawodowe przedstawią wspólne, lecz odmienne od proponowanego przez pracodawcę stanowisko, pracodawca nie może uchwalić samodzielnie regulaminu.