Zgodnie z przepisami kodeksu pracy - co do zasady - urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.
Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu do końca grudnia, powinien wziąć go do końca pierwszego kwartału następnego roku. Gdyby pracodawca nie chciał udzielić urlopu za 2009 r. do 31 marca, to pracownik może złożyć przeciwko niemu skargę do sądu pracy.
Gdyby jednak pracownik nie chciał podejmować tak radykalnych kroków, nie musi obawiać się, że niewykorzystany do końca marca urlop przepadnie. Stanie się to dopiero po 3 latach, licząc od 31 marca roku następnego po tym, za który urlop przysługuje. Urlop za 2009 r. przepadnie więc 31 marca 2013 r.
Wysłanie pracownika na zaległy urlop do końca pierwszego kwartału 2010 r. leży przede wszystkim w interesie pracodawcy. Dlatego ma on prawo przymusowo wysłać pracownika na urlop w pierwszym kwartale. Jeżeli tego nie zrobi, to w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy grozi mu kilkutysięczny mandat.
Zgodnie z prawem pracy, za niewykorzystanie urlopu odpowiada bowiem ten, kto decyduje o jego udzieleniu. W pierwszej kolejności takimi osobami są kierownicy poszczególnych działów, którzy ustalają z pracownikami plan urlopów, a następnie szefostwo firmy.