Impreza zakładowa z okazji Dnia Kobiet ani upominek dla każdej pracownicy nie mogą zostać sfinansowane w całości bądź dofinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Źródłem finansowania powinny być wówczas środki własne pracodawcy. Natomiast zgodne z przepisami będą świadczenia i usługi z tej okazji, ale zależne od kryterium socjalnego.
Pracodawca, który zamierza przygotować upominki z okazji Dnia Kobiet i planuje sfinansować je z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien wziąć pod uwagę, że środki funduszu mogą być wydatkowane wyłącznie na działalność socjalną, zgodnie z kryteriami udzielania pomocy oraz jedynie osobom uprawnionym. Jest to o tyle istotne, iż w razie wydatkowania środków niezgodnie z przepisami ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, związkom zawodowym działającym u pracodawcy przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz (art. 8 ust. 3 ustawy).

Finansowanie działalności socjalnej

Działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 ust. 1 ustawy). Pracodawca może wykupić usługi, przykładowo w formie dopłaty do wyjazdu, biletów do teatru, karnetu na basen albo świadczyć je we własnym zakresie, np. w ośrodku wypoczynkowym należącym do pracodawcy. Warto przypomnieć, że można dotować zarówno wypoczynek krajowy, jak i zagraniczny.
Finansowanie wyjazdów zagranicznych umożliwił wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r. W praktyce często środki z Funduszu przeznaczane są na pomoc materialno-rzeczową w formie konkretnych towarów lub finansową (zapomogi pieniężne). Ponadto z tego źródła pracodawca ma prawo dofinansować zakładowe obiekty socjalne, np. ośrodek wczasowy, klub sportowy.
Należy podkreślić, że o ile działalność socjalna jest finansowana z Funduszu, o tyle obiekty socjalne są dofinansowane, co oznacza, że niezgodne z przepisami jest ich utrzymywanie w całości z Funduszu. Niedopuszczalne jest dotowanie z funduszu innej działalności niż socjalna, np. firmowej imprezy z okazji Dnia Kobiet.



Konieczne kryterium socjalne

Kolejnym istotnym kryterium decydującym o prawidłowości wydatkowania środków Funduszu jest naczelna zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z Funduszu zależnie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Szczegółowe warunki określa pracodawca w regulaminie korzystania z Funduszu, uwzględniając koniecznie tę zasadę (art. 8 ust. 1 i 2 ustawy). W opinii Sądu Najwyższego, jest to tzw. kryterium socjalne, co oznacza, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady każdemu po równo. Jest bowiem mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości (wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331).
Niezgodne z przepisami będzie zatem przyznanie świadczeń czy usług wszystkim pracownikom czy też grupie pracowników wybranych ze względu na inne kryterium niż socjalne. Wynika z tego, że pracodawca nie może sfinansować z funduszu kwiatów czy upominków dla każdej pracownicy z okazji Dnia Kobiet.
Nieprawidłowe będzie też rozdzielenie upominków zgodnie z kryterium stażu pracy czy też jakości pracy. Opinię tę potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 16 sierpnia 2005 r. (I PK 12/05, OSNP 2006/11-12/182), zgodnie z którym wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zastosowaniem kryterium stażu pracy, bez uwzględnienia kryterium socjalnego i sprzecznie z zakładowym regulaminem świadczeń socjalnych, jest niezgodne z ustawą w rozumieniu art. 8 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
W praktyce przy wydatkowaniu świadczeń z Funduszu, odpowiednim kryterium jest dochód przypadający na jedną osobę we wspólnym gospodarstwie domowym. Im niższy jest ten dochód, tym uprawniony powinien więcej uzyskać z Funduszu.
Ustalenie sytuacji socjalnej pracownika wymaga zebrania danych o stanie rodziny pracownika i dochodzie współmałżonka. W związku z tym w regulaminie często wprowadza się postanowienie o obowiązku przedłożenia rocznego zeznania podatkowego (PIT), w celu wykazania wysokości dochodu zarówno pracownika, jak i jego małżonka. W ocenie Generalnego Inspektora Danych Osobowych (odpowiedź z 16 sierpnia 2005 r. opublikowana na www.giodo.gov.pl) jest to zgodne z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).



Osoby uprawnione do korzystania z Funduszu

Z Funduszu mogą korzystać wyłącznie osoby uprawnione, czyli pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny, oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał takie prawo w regulaminie Funduszu (art. 2 ust. 5 ustawy). Do drugiej grupy zalicza się te osoby, dla których firma, z której funduszu zamierzają skorzystać, była ich ostatnim pracodawcą. Natomiast do trzeciej kategorii mogą należeć np. osoby zatrudnione w firmie na podstawie umów cywilnoprawnych, dzieci i inne osoby pozostające w chwili śmierci pracownika w jednym gospodarstwie domowym, byli pracownicy pozostający w niedostatku.
Świadczenia i usługi z ZFŚS
Dopuszczalne
bilety do kina, teatru, muzeum, galerii, karnety i bilety na basen, do siłowni, do hali sportowej, na korty tenisowe
organizowanie imprez sportowych
zapomogi finansowe, towary, paczki żywnościowe według kryterium socjalnego
dofinansowanie zakładowego obiektu socjalnego
Niedopuszczalne
karnety na usługi medyczne dla załogi, wykupienie ulg na przejazdy koleją, szkolenia podnoszące kwalifikacje zawodowe
organizowanie świąt branżowych, imprez integracyjnych, np. z okazji Dnia Kobiet, świąt wielkanocnych
kwiaty i prezenty z okazji Dnia Kobiet, „zajączek wielkanocny” dla dzieci wszystkich pracowników, szczepienia profilaktyczne, prezenty w związku z przejściem pracownika na emeryturę
finansowanie zakładowego obiektu socjalnego
Przykład: Ustalenie kryteriów do otrzymania nagrody
Pracodawca ustalił, że z okazji Dnia Kobiet pracownice zatrudnione na pełny etat otrzymają talony do supermarketów, przy zachowaniu następujących zasad: osoby o dochodach do 1500 zł na osobę w rodzinie otrzymają po 450 zł brutto, osoby o dochodach od 1501 do 2800 zł otrzymają po 420 zł, osoby o dochodach powyżej 2800 zł otrzymają po 345 zł brutto. Przyjęte przez pracodawcę kryteria są niezgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Po pierwsze, zróżnicowanie świadczeń jest niewielkie, a pracownikom posiadającym wysokie dochody (powyżej 2800 zł, bez określenia górnej granicy) przyznano świadczenie niewiele mniejsze od pracowników uzyskujących dochody do 1500 zł. Po drugie, przyjęto nieprawidłowe kryterium stażu pracy, pozbawiając świadczeń pracownice zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy. Dodatkowo stanowi to dyskryminację ze względu na pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Podstawa prawna
Art. 2 ust. 1 i ust. 5, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm).
Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r. (K 40/04, Dz.U. z 2007 r. nr 69, poz. 467).