Zgodnie z ustawą o związkach zawodowych (art. 331) na pracodawcy ciąży obowiązek pobierania z wynagrodzenia pracownika składki związkowej w przypadku, gdy z takim wnioskiem do pracodawcy zwróci się zakładowa organizacja związkowa. We wniosku organizacja związkowa wskazuje pracodawcy numer rachunku bankowego, na który składki mają być wpłacane. Organizacja związkowa do wniosku dołącza również pisemną zgodę pracownika na dokonywanie potrącania z wynagrodzenia kwoty składki członkowskiej wraz za wskazaniem wysokości tej składki. Bez zgody pracownika pracodawca nie będzie mógł takiego pobrania dokonać.

Ustęp 2 art. 331 ustawy o związkach zawodowych wskazuje, iż pracodawca przekazania kwot pobranych składek członkowskich musi dokonać niezwłocznie. W praktyce oznacza to, iż nie później niż w następnym dniu po pobraniu składki pracodawca powinien złożyć dyspozycję przelewu na rachunek organizacji związkowej. W przypadku gdy wynagrodzenia pracowników wypłacane są w kilku turach, potracenie składki i jej przekazanie przez pracodawcę powinno nastąpić niezwłocznie po każdej turze.

Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca przekazywał je zbiorczo, raz w miesiącu, przy czym powinien to uprzednio uzgodnić z organizacją związkową. W innym przypadku pracodawca może się narazić na zarzut nieterminowych wpłat. Ustawa o związkach zawodowych nie reguluje kwestii związanej z kosztami przelewów składek członkowskich. Wydaje się jednak, iż koszty te, jako związane z wykonywaniem działalności związkowej, powinny być pokrywane przez same związki i refundowane pracodawcy na zasadach wspólnie ustalonych przez strony.