Pracownik był zatrudniony w firmie na czas określony z dwutygodniowym okresem wypowiedzenia. Następnie został oddelegowany do wykonywania pracy za granicą. Jego pracodawca 14 czerwca 2006 r. faksem wysłał mu do hotelu, w którym mieszkał, wypowiedzenie umowy. Ten jednak powiadomił firmę, że od tego dnia do 23 czerwca 2006 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim. W związku z tym pracodawca w kolejnym piśmie z 21 czerwca 2006 r. zmodyfikował początek biegu okresu wypowiedzenia, ustalając go na pierwszy dzień roboczy po zakończeniu zwolnienia chorobowego. Firma w tym czasie zaproponowała mu też rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Pracownik nie przyjął tej propozycji.

Od wypowiedzenia pracownik odwołał się do sądu I instancji i zażądał odszkodowania za nieuzasadnione rozwiązanie umowy o pracę. Ten uznał, że oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy z 21 czerwca nie zostało skutecznie cofnięte, bo pracownik nie wyraził zgody ani na zmianę trybu rozwiązania umowy o pracę (z wypowiedzenia na porozumienie), ani na modyfikację biegu okresu wypowiedzenia po zakończeniu zwolnienia lekarskiego. Sąd I instancji zasądził więc od firmy na rzecz pracownika 15 tys. zł odszkodowania.

Od wyroku firma odwołała się do sądu II instancji. Ten podzielił stanowisko sądu niższej instancji i oddalił apelację firmy, która następnie wniosła skargę kasacyjną do Sądu Najwyższego.

Ten wskazał, że minimalnym wymaganiem dla zachowania formy pisemnej jest złożenie własnoręcznego podpisu na wypowiedzeniu umowy. Jedynym odstępstwem od tej reguły jest złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej, ale pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym. SN uznał, że każda kopia dokumentu (kserokopia, faks) spełnia warunek zachowania formy pisemnej, jeżeli jest własnoręcznie podpisana. Taki podpis nie jest ważny, gdy jest jedynie odtworzony za pomocą kalki, kserokopiarki, skanera, faksu itp.

SN uznał, że doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest jednak skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu przewidzianego w art. 264 par. 1 k.p. (7 dni na odwołanie się do sądu od wypowiedzenia), ale jest też naruszeniem wymagania zachowania formy pisemnej, za co przysługuje pracownikowi odszkodowanie. Sąd wskazał, że wypowiedzenie jest też skuteczne, jeśli pracownik otrzymał je pisemnie i wcześniej za pomocą e-maila. Może to jednak nastąpić wyłącznie wtedy, gdy jest to w zwyczaju firmy i wyrażają na taką formę komunikacji zgodę obie strony. W omawianej sprawie pracownik nie wyrażał zgody na prowadzenie z firmą korespondencji za pośrednictwem faksu i taki sposób komunikacji nie był przyjęty w praktyce. Sąd Najwyższy uznał, że wypowiedzenie było wadliwe, bo oświadczenie pracodawcy nie było sporządzone na piśmie. Z tego względu SN oddali skargę kasacyjną.

Sygn. akt I PK 58/09