Pracodawca zatrudniający powyżej 20 pracowników ma obowiązek wprowadzenia w zakładzie regulaminu wynagradzania oraz regulaminu pracy. W sytuacji gdy u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy, nie ma konieczności wprowadzania powyższych regulaminów. Jednak tylko wtedy, gdy układ zawiera wszystkie postanowienia wymagane przez kodeks pracy dla regulaminu pracy i wynagradzania.

Pracodawcy, w szczególności będący członkami międzynarodowych grup kapitałowych, nierzadko są zobowiązani przez korporację do wprowadzenia jednolitych zasad obowiązujących w całej grupie kapitałowej. W szczególności dotyczy to reguł obowiązujących w dziedzinie prawa pracy. Dość powszechną praktyką w korporacjach międzynarodowych jest wprowadzanie kodeksów etycznych lub kodeksów postępowania (tzw. Code of Conduct). W praktyce takie regulaminy zawierają postanowienia dotyczące zachowania się pracowników w pracy, dyskryminacji, mobbingu, zasad zachowania poufności, procedurę dyscyplinarną lub skargową pracowników oraz zasady korzystania z urządzeń elektronicznych.

Aby skutecznie implementować takie reguły do polskiego zakładu pracy, należy przede wszystkim pamiętać, iż muszą one być sporządzone lub przetłumaczone na język polski. Zgodnie z ustawą o języku polskim z 7 października 1999 r. przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy stosuje się język polski. W przeciwnym wypadku regulaminy nie będą miały mocy wiążącej.

Warto zwrócić uwagę, iż kodeksy etyczne nie mają swojego oparcia w przepisach ustawy. Kodeks pracy nie przewiduje istnienia takich regulacji w zakładzie pracy. Dlatego też, aby móc skutecznie się powoływać na zawarte w nich postanowienia, regulaminy te powinny zostać wprowadzone do stosunku pracy.

Można tego dokonać w dwojaki sposób. Poprzez wprowadzenie go jako części regulaminu pracy, np. w formie załącznika lub poprzez odniesienie się. Drugim sposobem jest opracowanie regulaminów jako oddzielnych dokumentów obowiązujących w spółce i zobowiązanie pracowników w umowie o pracę do ich przestrzegania. Warto też wręczyć każdemu pracownikowi jeden egzemplarz regulaminu i przyjąć od niego oświadczenie na piśmie o zapoznaniu się z jego treścią.

KATARZYNA DULEWICZ

radca prawny i partner CMS Cameron McKenna