Od początku przyszłego roku przedsiębiorcy opłacający składki za pracowników nie będą musieli przez 10 lat przechowywać dokumentacji ubezpieczeniowej przesyłanej do ZUS. Okres ten zostanie skrócony o połowę. Takie zmiany chce wprowadzić Ministerstwo Gospodarki, które przygotowało projekt ustawy ograniczającej bariery administracyjne dla obywateli i przedsiębiorców.

Prawo do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej mają zyskać notariusze. Jednocześnie zostanie zniesiony obowiązek posiadania specjalnego wpisu do rejestru dla firm chcących prowadzić prywatne archiwa zajmujące się przechowywaniem takiej dokumentacji.

ZUS przez pięć lat

Do pięciu lat ma zostać skrócony okres przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących. Obecnie płatnik musi je przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS.

– Skrócenie tego okresu jest logiczną konsekwencją skrócenia do pięciu lat okresu przedawniania należności firm wobec ZUS z tytułu niezapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – mówi Agnieszka Chłoń-Domińczak, ekspert ubezpieczeniowy ze Szkoły Głównej Handlowej.

Zdaniem profesora Jana Klimka, wiceprzewodniczącego Związku Rzemiosła Polskiego, rozwiązanie to ograniczy koszty funkcjonowania małych i średnich firm, które muszą przez 10 lat archiwizować kopie dokumentów przekazanych do ZUS.

Jednak zdaniem Andrzeja Strębskiego z OPZZ może to powodować problemy pracowników.

– W przypadku zniszczenia dokumentów potwierdzających zapłacenie składek do ZUS przez pracodawcę pracownik może otrzymać niższą emeryturę, niż to wynika z zapłaconych składek. Zawsze istnieje ryzyko, że ZUS może mieć problemy z odtworzeniem wpłaconych składek – mówi Andrzej Strębski.

Wątpliwości ma także Krzysztof Pater, były minister polityki społecznej.

– Moja żona nadal nie ma zapisanych składek za pierwszy rok reformy. W podobnej sytuacji jest też wiele innych osób, za które pracodawcy płacili składki, a nie zostały one zaksięgowane na ich kontach emerytalnych – mówi Krzysztof Pater.