Z danych statystycznych urzędów pracy wynika, że kandydatów do pracy wśród osób niepełnosprawnych najczęściej poszukają pracodawcy, którzy wcześniej zatrudniali już takie osoby i mają dobre doświadczenie z takiej współpracy, lub firmy, które wolą zainwestować w stworzenie nowych miejsc pracy dla osób niepełnosprawnych, niż płacić na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON).

Większość firm chcąca zatrudnić osoby niepełnosprawne w pierwszej kolejności kieruje swoje zapytania do powiatowych urzędów pracy (PUP). W dużych aglomeracjach miejskich, takich jak np. Warszawa, w urzędzie działa specjalny wydział obsługi osób niepełnosprawnych, w pozostałych placówkach są one obsługiwane przez standardowy personel. W stolicy urząd obsługuje rocznie ok. 1900 osób niepełnosprawnych. Jako bezrobotni rejestrowani są ci, którzy według orzeczenia lekarskiego mogą podjąć pracę na co najmniej pół etatu. Osoby te są rejestrowane w bazie danych i opisywane pod kątem zaleceń wskazanych przez lekarza – orzecznika. Na podstawie tych danych pośrednik pracy orientuje się, do jakich prac może kierować daną osobę, a do jakich nie.

Pracodawca zgłaszający się do PUP wypełnia standardowy formularz (dostępny m.in. na stronie internetowej każdego urzędu) – czyli zgłoszenie oferty pracy. Druk ten zawiera dwie rubryki (nr 13 oraz 25), w których można umieścić dane dotyczące osób niepełnosprawnych.

Pierwsza informuje, że na stanowisko pracy może być również kierowana osoba niepełnosprawna. Druga pozycja (nr 25) to miejsce, gdzie pracodawca przedstawia charakterystykę wykonywania pracy. Jeżeli jest zainteresowany pracownikiem niepełnosprawnym bardzo często w tym miejscu określa potencjalne zagrożenia np. budynek jest nieprzystosowany dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich, lub brak w budynku windy i konieczność częstego chodzenia po schodach, etc.

W sytuacji gdyby jednak taka informacja się nie znalazła w formularzu, pośrednicy zwykle dzwonią do pracodawcy w celu doprecyzowania wszystkich kwestii wątpliwych. Wypełniony formularz pracodawca może do urzędu dostarczyć osobiście lub wysłać go pocztą.

Do pracy na danym stanowisku urzędnicy mają obowiązek kierować każdą osobę bezrobotną lub poszukującą pracy, która spełnia tzw. twarde wymogi zgłoszenia – posiada właściwe wykształcenie oraz kwalifikacje zawodowe i jest zainteresowana daną ofertą.

Pracodawca nie jest informowany przez urząd pracy o stopniu, ani przyczynie niepełnosprawności danego kandydata. Informacje te pracodawca może (ale nie musi) uzyskać dopiero przy składaniu przez kandydata dokumentów niezbędnych do przyjęcia do pracy.