Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ewidencję prowadzi się w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zgodnie z par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.), pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym m.in. pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym niedzielę i święta, w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych. W ramach prowadzonej ewidencji czasu pracy godzin pracy nie ewidencjonuje się w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Ewidencja czasu pracy ma istotne znaczenie dowodowe w sprawach o roszczenia pracowników o zapłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Zaniedbania w zakresie prowadzenia ewidencji obciążają pracodawcę. Jeżeli pracodawca wbrew spoczywającemu na nim obowiązkowi nie prowadzi ewidencji, w razie sporu z pracownikiem będzie musiał wykazać, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze, jak twierdzi, a tym bardziej, jak udokumentował (wyrok SN z 5 maja 1999 r., I PKN 665/98). Brak dokumentacji powoduje bowiem zmianę ciężaru dowodu wynikającego z art. 6 k.c. stosowanego na podstawie art. 300 k.p. – ciężar ten przerzucany jest na pracodawcę zaprzeczającego faktom udokumentowanym przez pracownika. Pracownik nie może ponosić negatywnych konsekwencji naruszeń pracodawcy. W razie braku możliwości posłużenia się własnymi notatkami w przypadku braku ewidencjowania godzin pracy przez pracodawcę, pracownik nie miałby realnej możliwości wykazania, jaką ilość godzin nadliczbowych przepracował.