O tym, jakie składki musi opłacać przedsiębiorca za zatrudniane osoby, decyduje przede wszystkim rodzaj zawartej umowy. Pracownik podlega zawsze wszystkim ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. Ubezpieczenia, jakim będzie podlegał zleceniobiorca, zależą od jego statusu oraz posiadania innych tytułów do ubezpieczeń.
PRACOWNICY
Pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy. W tym okresie podlega również obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu. Za pracownika należy opłacać wszystkie wymienione wyżej składki, niezależnie od tego, czy ma on równocześnie inne tytuły do ubezpieczeń, status ucznia, studenta, emeryta czy rencisty.
Wyjaśnić trzeba, że za pracownika, z punktu widzenia ubezpieczeń społecznych, uważa się nie tylko osobę pozostającą w stosunku pracy, ale również wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, umowy o dzieło – jeżeli umowy takie zostały zawarte z własnym pracodawcą lub praca na podstawie tych umów jest wykonywana na jego rzecz. Zawierając wymienione umowy, pracodawca nie dokonuje dodatkowego zgłoszenia zatrudnionej osoby do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA, tylko przychód, jaki wypłaca z tej umowy, wykazuje w raporcie ZUS RCA (z kodem 01 10 XX) wraz z wynagrodzeniem z umowy o pracę. Od tak ustalonej podstawy nalicza i opłaca wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Umowa z pracownikiem na urlopie

Zdarza się, że pracodawcy zawierają umowy cywilnoprawne z pracownikami, którym udzielili urlopu bezpłatnego, wychowawczego czy macierzyńskiego. Umów tych nie traktuje się jak umów z własnym pracownikiem ze skutkami, o których napisaliśmy wyżej. Wszystkie wymienione wyżej urlopy występują co prawda w czasie trwania stosunku pracy, jednak okresy tych urlopów stanowią przerwy w opłacaniu składek z tytułu umowy o pracę. Przebywanie na urlopie wychowawczym stanowi odrębny (od umowy o pracę) tytuł do ubezpieczeń, jeśli uprawniony nie ma prawa do emerytury, renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń. Zasady podlegania ubezpieczeniom osoby pobierającej zasiłek macierzyński podejmującej działalność zarobkową zmieniły się od 1 września 2009 r. Od tej daty każda osoba, która pobiera zasiłek macierzyński z tego tytułu podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Obowiązki rozliczeniowe

W czasie wymienionych wyżej urlopów pracodawca ma obowiązek składać za pracowników imienne raporty miesięczne RSA (z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 XX) o okresach przerwy w opłacaniu składek z umowy o pracę, w których wykazuje okres tej przerwy oraz kod/świadczenia przerwy:
● 111 – w przypadku urlopu bezpłatnego,
● 121/122 – w przypadku urlopu wychowawczego,
● 311 – w przypadku zasiłku macierzyńskiego.
Zatrudniając na podstawie umowy o dzieło własnego pracownika, który przebywa na urlopie bezpłatnym, wychowawczym czy też macierzyńskim, nie zgłasza się go do żadnych ubezpieczeń. Umowa o dzieło nie stanowi bowiem odrębnego tytułu do ubezpieczeń. W konsekwencji od wypłacanego z umowy o dzieło wynagrodzenia żadne składki nie są naliczane.
Inaczej jest natomiast w przypadku zawarcia umowy zlecenia. Zatrudniając na jej podstawie własnego pracownika, który przebywa na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim lub wychowawczym, pracodawca nie powinien go traktować jak swojego pracownika. Wobec tego musi złożyć formularz ZUS ZUA i z umowy zlecenia zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, wypadkowego (gdy praca jest wykonywana w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności), zdrowotnego oraz do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (jeśli zleceniobiorca będzie chciał podlegać temu ubezpieczeniu). Zatem od wypłacanego wynagrodzenia płatnik ma obowiązek naliczać oraz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Oczywiście może wystąpić sytuacja, iż umowa zlecenia zawarta z osobą na urlopie (bezpłatnym, wychowawczym, macierzyńskim) nie będzie stanowiła tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, gdyż zleceniobiorca będzie miał inny tytuł do tych ubezpieczeń, np. będzie wykonywał równocześnie inną umowę zlecenia u innego zleceniodawcy, od której opłacane są składki na ubezpieczenia społeczne. Wówczas, gdy ubezpieczony nie będzie chciał przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, płatnik musi zgłosić zleceniobiorcę wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, składając formularz ZUS ZZA, i opłacać za niego tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Wyjaśnić trzeba, że gdy zleceniobiorca jest uczniem lub studentem i nie ukończył 26 lat, z umowy zlecenia nie podlega żadnym ubezpieczeniom i płatnik od wypłacanego mu wynagrodzenia nie opłaca żadnych składek.
UWAGA Bez zgłoszeń do ZUS
Zatrudniając na podstawie umowy o dzieło własnego pracownika, który przebywa na urlopie bezpłatnym, wychowawczym czy też macierzyńskim, nie zgłasza się go do żadnych ubezpieczeń



Ubezpieczenie zleceniobiorcy

Zatrudnienie zleceniobiorcy, który nie ma równocześnie innych tytułów do ubezpieczeń, np. nie pozostaje z innym podmiotem w stosunku pracy na pełny etat, wiąże się z koniecznością opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ubezpieczenie wypadkowe jest obowiązkowe, gdy zleceniobiorca wykonuje pracę w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności przez zleceniodawcę (od 1 stycznia 2010 r. wszyscy zleceniobiorcy, którzy będą podlegali ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, będą objęci obowiązkowo ubezpieczeniem wypadkowym).
Z powyższego wynika, że umowa zlecenia, która stanowi dla zleceniobiorcy jedyny tytuł do ubezpieczeń, jest zarówno dla zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy drogą formą zatrudnienia. Jednak od zasady, że od tzw. samoistnej umowy zlecenia trzeba płacić składki, są wyjątki. Pierwszy dotyczy wciąż wykonywanych umów zlecenia z emerytami i rencistami zawartych przed 14 stycznia 2000 r. W przypadku takich umów ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dobrowolne, a obowiązkowa jest tylko składka na ubezpieczenie zdrowotne. Drugi wyjątek dotyczy umów zlecenia ze studentami, uczniami gimnazjum, szkół ponadgimnazjalnych, ponadpodstawowych do ukończenia 26 roku życia. Zasada nieopłacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne dotyczy:
● uczniów szkół, bez względu na ich rodzaj, tj. szkoły zawodowej, liceum, oraz bez względu na to, czy nauka jest prowadzona w systemie dziennym, wieczorowym czy zaocznym,
● studentów, bez względu na rodzaj szkoły, tj. państwowa czy prywatna, typ studiów – dzienne, zaoczne czy wieczorowe.
Status ucznia przysługuje do 31 sierpnia danego roku. Dotyczy to osób, które kontynuują naukę w tej samej szkole, rozpoczynają naukę w kolejnej szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września, lub nie kontynuują nauki. Osoby, które przedstawią zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, powinny być uznawane za ucznia do 30 września danego roku, ponieważ status studenta uzyskują dopiero od 1 października.
Natomiast studentem z punku widzenia ubezpieczeń jest osoba, która kształci się na studiach pierwszego, drugiego stopnia albo na jednolitych studiach magisterskich. Nie są studentami (w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) uczestnicy studiów doktoranckich oraz podyplomowych. Status studenta przysługuje do ukończenia studiów bądź do daty skreślenia z listy studentów.
Podkreślić trzeba, że zleceniodawca nie powinien opłacać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdy zatrudni studenta i osoba ta nie ukończyła 26 lat, bez względu na obywatelstwo i kraj odbywania studiów.
Należy pamiętać, iż w przypadku zawarcia umowy zlecenia z własnym pracownikiem, który jest jednocześnie studentem lub uczniem w wieku do 26 lat, z tytułu tej umowy należy opłacać wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. W takiej sytuacji umowa zlecenia jest bowiem traktowana w zakresie ubezpieczeń społecznych jak umowa o pracę. Natomiast uczeń lub student w wieku do 26 lat z tytułu umowy zlecenia zawartej z innym podmiotem niż własny pracodawca nie podlega ubezpieczeniom.
UWAGA Status ucznia
Status ucznia przysługuje do 31 sierpnia danego roku. Dotyczy to osób, które kontynuują naukę w tej samej szkole, rozpoczynają naukę w kolejnej szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września, lub nie kontynuują nauki
PRZYKŁAD: Umowa o dzieło na rzecz pracodawcy
Spółka A zawarła ze spółką B umowę na opracowanie kampanii reklamowej. Do realizacji tej umowy spółka B od 10 czerwca 2009 r. zatrudniła na podstawie umowy o dzieło osobę, która jest pracownikiem spółki A. Umowa o dzieło jest więc wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. Spółka B pomimo zawarcia umowy o dzieło musi zgłosić zatrudnioną osobę do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego jako pracownika.
PRZYKŁAD: Sumowanie przychodu z dwóch umów
Pracodawca w sierpniu 2009 r. zawarł ze swoją pracownicą dodatkowo umowę o dzieło. W sierpniu otrzymała ona wynagrodzenie z umowy o pracę w wysokości 2 tys. zł oraz 500 zł za wykonanie dzieła. W raporcie ZUS RCA składanym za pracownicę za sierpień składki na ubezpieczenia społeczne powinny być naliczone od podstawy 2,5 tys. zł, a na zdrowotne od 2157,25 zł (2500 zł – 342,75 zł). Kwota 342,75 to kwota składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika (13,71 proc.).
PRZYKŁAD: Umowa zlecenia w czasie wychowawczego
Pracodawca 1 czerwca 2009 r. zawarł z pracownicą (ma 24 lata i jest studentką studiów zaocznych), której udzielił urlopu wychowawczego, umowę zlecenia. W związku z tym, iż jest ona studentką i nie ukończyła 26 lat, z umowy zlecenia nie podlega żadnym ubezpieczeniom. W dalszym ciągu powinny być natomiast za nią wykazywane składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, jeśli oczywiście spełnia warunki do podlegania tym ubezpieczeniom.
PRZYKŁAD: Umowa o dzieło z pracownikiem na urlopie
Renata L. od 1 marca 2009 r. przebywa na urlopie wychowawczym. We wrześniu pracodawca, który udzielił jej urlopu, chce zawrzeć z nią umowę o dzieło. Z tytułu zawarcia umowy o dzieło płatnik składek nie będzie zgłaszał jej do żadnych ubezpieczeń, a od wypłacanego jej wynagrodzenia nie będzie naliczał składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wykonując umowę o dzieło, Renata L. w dalszym ciągu będzie podlegała ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.



Korzystna umowa o dzieło

Od umowy o dzieło nie opłaca się składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Od zasady tej, jak wspomniano na wstępie, jest jednak wyjątek – gdy pracodawca zawrze umowę o dzieło z własnym pracownikiem albo umowa taka będzie wykonywana na jego rzecz, przyjmujący zamówienie będzie traktowany jak pracownik i od umowy konieczne będzie opłacenie wszystkich składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. We wszystkich innych sytuacjach niż wymienione (np. gdy umowę o dzieło zawiera osoba, dla której stanowi ona jedyne źródło zarobkowania, gdy umowa zawierana jest z innym podmiotem niż pracodawca i nie na jego rzecz), od umowy tej nie trzeba opłacać składek.

Ubezpieczenie osoby współpracującej

Często osoby prowadzące działalność gospodarczą zatrudniają członków swojej rodziny – małżonka, dzieci własne, drugiego małżonka, przysposobione, rodziców, macochę, ojczyma, osobę przysposabiającą. Jeśli wymienione osoby pozostają z prowadzącym działalność gospodarczą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności, to podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu jako osoby współpracujące.
Praktyka wskazuje, że możemy mówić o dwóch kategoriach osób, które podlegają ubezpieczeniom jako osoby współpracujące:
● pierwsza – to osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, które pozostają z osobą prowadzącą działalność (pracodawcą) we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności,
● druga – to osoby, które bez zawierania umowy współpracują przy prowadzeniu działalności i pozostają z prowadzącym we wspólnym gospodarstwie domowym.
Zarówno w pierwszym, jak i drugim przypadku należy ubezpieczyć osobę bliską dla prowadzącego pozarolniczą działalność gospodarczą jako osobę współpracującą. Zatem, mimo że prowadzącego działalność łączy z członkiem rodziny umowa o pracę, z punktu widzenia ubezpieczeń traktowany jest jako osoba współpracująca, a nie jak pracownik. Nie dotyczy to jednak zawarcia przez prowadzącego działalności z osobą bliską umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, a także umowy zlecenia, np. gdy prowadzący działalność zatrudni na podstawie umowy zlecenia swoją żonę, to będzie ona podlegała ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu jako zleceniobiorca.
Wyjaśnić trzeba, że ubezpieczeniom jako osoba współpracująca nie podlegają wymienieni wyżej członkowie rodziny (np. małżonek), jeśli są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę przez spółkę, np. cywilną, jawną, w której jednym z jej wspólników jest ich osoba bliska, z którą prowadzą wspólne gospodarstwo domowe (np. współmałżonek). Zatrudniona osoba podlega wówczas ubezpieczeniom jako pracownik, gdyż łączy ją umowa o pracę ze spółką. W takiej sytuacji to spółka jest jej pracodawcą, a nie osoba bliska prowadząca pozarolniczą działalność.
Osoba współpracująca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu. Obowiązek ubezpieczeń istnieje od dnia rozpoczęcia współpracy do dnia jej zakończenia. Natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Objęcie tym ubezpieczeniem następuje od dnia wskazanego we wniosku, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony. Jeśli osoba współpracująca ma ustalone prawo do emerytury lub renty, z tytułu współpracy podlega dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Prowadzący działalność musi również zgłosić osobę współpracującą do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Za osobę współpracującą, która podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, należy opłacać również składkę na Fundusz Pracy.
UWAGA Finansowanie składek
Składki za osobę współpracującą w całości finansuje prowadzący działalność gospodarczą
PRZYKŁAD: Zatrudnienie przez spółkę żony wspólnika
Tomasz L. jest jednym z dwóch wspólników spółki jawnej. Od 1 lipca 2009 r. spółka zatrudniła na podstawie umowy o pracę jego żonę, która razem z nim prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Żona Tomasza L. podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu jako pracownik. Jej pracodawcą jest bowiem w analizowanej sytuacji spółka.
Podstawa prawna
● Art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4, art. 8 ust. 2a, 1, art. 9, art. 11, art. 12, art. 13 pkt 1 i 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).
● Art. 5 pkt 24, art. 66 ust. 1 pkt 1a, 1e, 1c ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).