Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy urlop, który nie został wykorzystany w danym roku kalendarzowym, powinien zostać udzielony najpóźniej do 31 marca następnego roku. Przepis mówi o tym, iż urlopu należy pracownikowi udzielić, co sugeruje obowiązek bezwzględnego zastosowania się do tego przepisu zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Przepis nie uzależnia udzielenia zaległego urlopu od zgody pracownika. Dlatego uznaje się, że zaległy urlop może być udzielony przez pracodawcę również bez uzyskania takiej zgody (por. wyrok SN z 25 stycznia 2005 r., I PK 124/05). Pracodawca będzie mógł zmusić pracownika do skorzystania z urlopu dopiero w I kwartale następującym po roku, za który przysługuje urlop.

Pojawia się pytanie, czy możliwa jest sytuacja odwrotna. Czy art. 168 k.p. zezwala pracownikowi wykorzystać urlop zaległy bez zgody pracodawcy? Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądowym pracownik nie może samowolnie oddalić się na urlop. Wynika to z tego, iż każdy urlop wypoczynkowy, również zaległy, jest udzielany przez pracodawcę. Do udzielania urlopu zaległego powinno się stosować w tym zakresie takie same zasady jak do urlopu bieżącego. Oznacza to, że pracodawca może uwzględnić wniosek pracownika o udzielenie urlopu zaległego w określonym terminie, jednak nie ma takiego obowiązku (art. 163 k.p.). Pracownik, który wykorzystałby urlop zaległy bez zgody pracodawcy, byłby uznany za nieobecnego w pracy bez usprawiedliwienia. To uzasadniałoby rozwiązanie z nim umowy o pracę w trybie natychmiastowym (wyrok SN z 17 grudnia 1980 r. I PRN 136/80 oraz wyrok SN z 3 kwietnia 2001 r. I PKN 587/00). Wykazanie w tej sytuacji winy umyślnej pracownika lub rażącego niedbalstwa byłoby dość proste.