Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym urlopu na żądanie. Pracodawca ma więc obowiązek to uczynić. Dopóki to jednak nie nastąpi, dopóty pracownik nie może z niego skorzystać.

Odmowa, gdy pracownik nadużywa prawa

W literaturze przedmiotu przeważa pogląd, że pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Wskazuje się, że jedynie w sytuacjach wyjątkowych pracodawca może nie wyrazić zgody na ten urlop, gdy byłoby to sprzeczne ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub z zasadami współżycia społecznego (art. 8 k.p.). Takim przypadkiem może być np. sytuacja, gdy z urlopu chcieliby skorzystać wszyscy lub znaczna grupa pracowników danego zakładu pracy. Innym przykładem szczególnej okoliczności uzasadniającej odmowę może być sytuacja, gdy pracownik żąda urlopu, a jest jednym specjalistą w danej dziedzinie w zakładzie pracy albo gdy w danym dniu powinien uczestniczyć w ważnych negocjacjach z kontrahentem, a nikt nie jest w stanie go zastąpić.

Pracodawca może również odmówić udzielenia urlopu na żądanie, gdy zagrożone jest dobro zakładu pracy czy mienie pracodawcy (art. 100 par. 2 pkt 4 k.p.), a nieobecność pracownika mogłaby spowodować szkodę (E. Chmielak-Łubińska, Urlop na żądanie, M. P. Pr. 10/2005, str. 273). Pogląd ten jest krytykowany, wskazuje się bowiem, że żadne, względy nie mogą przemawiać za wyjątkową odmową udzielenia tego urlopu. Także w sytuacji zagrożenia dobra czy mienia zakładu pracy. Przypadek nieobecności pracownika w pracy z powyższych powodów musi być wkalkulowany w ryzyko prowadzonej działalności. Z pojęcia dbałości o dobro i mienie pracodawcy nie można bowiem wywodzić tak daleko idących konsekwencji, jak prawo do odmowy udzielenia urlopu. Godziłoby to w istotę wprowadzonej przez ustawodawcę instytucji urlopu na żądanie (T. Nycz, Urlop na żądanie, Atest – Ochrona pracy nr 6/2003).

Konieczność zapewnienia normalnego toku pracy

W nielicznych orzeczeniach, poświęconych omawianemu problemowi, Sąd Najwyższy przychyla się do twierdzenia, że w szczególnych, wyjątkowych sytuacjach możliwa jest odmowa udzielenia urlopu na żądanie.

Dla przykładu w wyroku z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04, OSNAPiUS 2005/17/271) Sąd Najwyższy stwierdził, że termin rozpoczęcia tego urlopu ustalany jest tylko przez pracownika i tylko od niego zależy, czy chce wykorzystać czterodniowy urlop w całości czy też podzielić go na części. Gdyby urlop na żądanie mógł być wykorzystany przez pracownika tylko po uzyskaniu zgody pracodawcy, przepis art. 1672 k.p. byłby zbędny. Natomiast w zakresie objętym regulacją art. 1672 k.p. zgoda pracodawcy na wykorzystanie urlopu nie jest wymagana, a pracownik nie musi uzasadniać swego żądania jakimikolwiek przyczynami.