– Udostępniamy dokumentację pracowniczą wyłącznie na pisemny wniosek samego zainteresowanego lub osoby upoważnionej, na przykład kadrowej – mówi Maria Smoleń, kierownik oddziału Informacji i Udostępniania Zasobu w Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

Podanie musi zawierać pełne dane osobowe wnioskodawcy oraz nazwę i adres byłego pracodawcy, okres zatrudnienia i zajmowane stanowisko. Wniosek musi być podpisany. Archiwa nie wystawiają jednak zaświadczeń, ale wydają odpłatnie uwierzytelnione kserokopie lub odpisy z przechowywanych akt.

– Nie mamy prawa do wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na drukach Rp-7, świadectw pracy, świadectw wykonywania pracy w szczególnych warunkach oraz do korygowania dokumentów sporządzonych przez pracodawcę – dodaje Maria Smoleń.

Uprawnienia takie przysługują pracodawcy, prawnemu następcy, syndykowi, likwidatorowi lub organowi nadrzędnemu. Ze względu na to, że czasami zdarzają się pomyłki w zapisie nazwiska lub w dacie urodzenia w świadectwie pracy, archiwa wydają kopie innych dokumentów z wymaganymi informacjami, jeśli zostały wcześniej wystawione przez pracodawcę i umieszczone w aktach pracownika.

Wydanie takiego zaświadczenia jest odpłatne. Maksymalna wysokość opłat została określona w rozporządzeniu ministra kultury w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz.U. z 2005 r. nr 28, poz. 240).

Archiwiści zwracają uwagę, że pracownicy zlikwidowanych firm powinni pamiętać, że jeśli ich były pracodawca przekształcił się np. w nową w spółkę, wnioski o wydanie zaświadczeń trzeba kierować do następcy prawnego posiadającego taką dokumentację. Jeśli nastąpiła upadłość lub likwidacja firmy, dokumentacja mogła być przekazana organowi nadrzędnemu, założycielskiemu (np. ministerstwo, urząd wojewódzki), Krajowej Radzie Spółdzielczej lub Związkowi Rewizyjnemu (jeśli likwidowaną jednostką była spółdzielnia). Akta pracownicze mogą być również przekazane do archiwum przez syndyka lub likwidatora, na którym ciąży obowiązek zabezpieczenia dokumentacji.

200 zł to maksymalna opłata za jednorazowe wystawienie zaświadczeń przez archiwum