Co roku do 30 września pracodawcy, którzy tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, muszą wpłacić drugą ratę odpisów na pomoc socjalną.

Pierwsza rata stanowiąca 75 proc. równowartości odpisów podstawowych na odrębny rachunek bankowy musi być wpłacana do końca maja. Wówczas w pierwszej kolejności na konto odprowadza się część odpisów podstawowych za pracowników zatrudnionych w warunkach normalnych, w szczególnie uciążliwych oraz młodocianych. Resztę odpisów podstawowych oraz dobrowolne zwiększenia wysokości odpisów na pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością oraz emerytów i rencistów musi być wpłacona do końca września. Z obowiązku dotrzymywania tych terminów oraz gromadzenia środków na odrębnym rachunku bankowym zwolnieni są pracodawcy, którzy decydują się na utworzenie funduszu mimo zatrudniania mniej niż 20 pracowników.

ZFŚS jest tworzony w tych zakładach pracy, które na dzień 1 stycznia danego roku mają zatrudnionych co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mniejsze firmy zamiast funduszu mogą wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Fundusz tworzony jest z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Wysokość odpisu podstawowego stanowi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia w roku ubiegłym. Wyniosło ono 2666,77 zł, a zatem w 2009 roku odpis wynosi 1000,04 zł na jedną zatrudnioną osobę. Wyższy odpis – 50 proc. średniej pensji, czyli 1333,39 zł – obowiązuje dla osoby pracującej w warunkach szczególnie uciążliwych.

Z kolei na pracownika młodocianego, w zależności od roku nauki, pracodawca wpłaca na fundusz odpowiednio 133,34 zł, 160,01 zł lub 186,67 zł.