– Pracodawca podlegający wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej ma prawo do złożenia wniosku do właściwego sądu rejestrowego o wydanie postanowienia o braku środków na przechowanie akt pracowniczych – wyjaśnia Tomasz Rykowski, specjalista ds. obsługi prawnej w Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

Z takiej możliwości mogą skorzystać przedsiębiorstwa likwidowane lub postawione w stan upadłości oraz firmy zajmujące się przechowywaniem akt osobowych i płacowych w przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy braku środków na koszt dalszego jej przechowania. Podobną decyzję ma także prawo wydać naczelny dyrektor Archiwów Państwowych. Sąd rejestrowy przed wydaniem takiego postanowienia zawsze uzyskuje opinię naczelnika urzędu skarbowego stanie majątkowym pracodawcy. W przypadku wydania takiego postanowienia dokumentację przejmuje obecnie tylko Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach reguluje również zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej, która jest przechowywana przez przedsiębiorców prowadzących działalność przechowalniczą.

W przypadku postawienia takiego przechowawcy w stan likwidacji lub upadłości, odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje następnego przechowawcę, któremu zostanie przekazana dokumentacja do dalszego przechowania. Musi także zapewnić pieniądze na ten cel.

– W przypadku braku środków na przechowywanie dokumentacji pracowniczej, likwidowany lub będący w stanie upadłości przechowawca może zwrócić się do właściwego sądu rejestrowego o wydanie postanowienia dotyczącego niemożności zapewnienia środków na koszt dalszego przechowania – dodaje Tomasz Rykowski.

Także i w tym przypadku sąd rejestrowy przed wydaniem postanowienia sprawdza stan majątkowy przedsiębiorcy. W przypadku wydania takiego postanowienia dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną lub archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych.